Kommunikation in Zeiten des Krieges

Viele Unternehmer und Selbstständige fragen sich in diesen Tagen, ob “business as usual” in der Kommunikation den Menschen zuzumuten ist. Dem möchte ich heute nachgehen.

Ich selbst habe ein paar Tage gebraucht, um meine Schockstarre und Fassungslosigkeit – angesichts der Bilder und Nachrichten aus der Ukraine – zu überwinden. Mit Kopfschütteln habe ich derweil zur Kenntnis genommen, dass viele Akteure vor allem im Online-Business ihr Marketing haben weiterlaufen lassen wie gewohnt. Die Posts waren wahrscheinlich seit Wochen vorgeplant und sind automatisiert freigeschaltet worden. So macht man das heute.
Andere haben sich auf nachgerade peinliche Weise am Spagat zwischen Solidarität und wirtschaftlichen Zwängen versucht. Die Influencerin z.B., die in modischer blau/gelb-Kombination vor die Kamera tritt und unter dem Foto einen Betroffenheitspost absetzt.

Das soll nicht heißen, dass Funkstille die einzig mögliche Alternative ist. Im Gegenteil, sensible Kommunikation, die sich ernsthaft mit den Gefühlen und Bedürfnissen der eigenen Zielgruppen auseinandersetzt, ist jetzt wichtiger den je. Über die Auseinandersetzung mit schwierigen Themen können wir eine persönliche Beziehung zu den Menschen aufbauen, deren Aufmerksamkeit uns wichtig ist. In diesen Zeiten zeigt sich, welche Werte von einem Unternehmen, einer Organisation oder einem Dienstleister wirklich gelebt werden.

Hier ein paar Tipps, wie meiner Meinung nach die Kommunikation auch dann aktiv gestaltet werden kann, wenn Menschen an alles beherrschenden, belastenden Themen hängen:

  • Schlage leisere Töne an

Das Sprichwort “der Ton macht die Musik” gilt auch für die Kommunikation. Etwas mehr Zurückhaltung in der Wucht der Worte und der Bilder ist in emotional belastenden Situationen hilfreich. Weiche Bilder und zarte Töne  reduzieren Stress, mildern Gefühle von Wut oder Ohnmacht.
Lass Empathie aus deinen Texten sprechen. Zeige Mitgefühl für die Betroffenen. Auch wenn das Wort gerade etwas überbeansprucht wird: zeige dich authentisch. Lass Einblicke in deine  Gefühlswelt und deine Gedanken zu. Emotionen erzeugen Gemeinschaft, die über die Krise hinaus tragfähig sein kann. 

  • Lasse den Worten Taten folgen

In einer Krise ist nichts schlimmer als in Tatenlosigkeit zu verharren und zuzusehen, wie sich die Dinge zuspitzen. Zeige, dass du nicht nur in deinem Business weißt was zu tun ist, sondern, dass du auch in Situationen die besonderes gesellschaftliches Engagement erfordern, aktiv deinen Beitrag zu leisten verstehst. Orientiere dich dabei an den Möglichkeiten und Schnittpunkten mit deiner Kernkompetenz. Ein Unternehmen der Gesundheitsindustrie kann mit Medikamenten aushelfen, eine Physiotherapeutin oder Ärztin kann sich Flüchtlingen annehmen, ein Logistikunternehmer kann Hilfstransporte organisieren. Bist du Coach? Dann kannst du vielleicht besondere Angebote machen für Menschen in Deutschland, die das was sie gerade emotional durchmachen nicht alleine verarbeiten können. Was immer es ist das du tust, aus deinem Handeln sprechen deine Werte. Wenn du darüber sprichst, schafft dies Möglichkeiten, sich mit dir und deinem Business zu identifizieren.

  • Fordere dazu auf, ins Handeln zu kommen

Viele Menschen warten nur darauf, dass ihnen jemand sagt, was zu tun ist, damit sie das Gefühl der Ohnmacht und der Trauer loswerden. Aktivität gibt Energie und uns ein Stück weit die Kontrolle über die Situation zurück. Hilf den Menschen, mit denen du kommunizierst, indem du Alternativen anbietest. Das ist natürlich besonders einfach, wenn du selbst unterstützend tätig bist, aber auch wenn du dich nicht direkt involvierst, kannst du Menschen zur Aktivität aufrufen, zum Beispiel indem du auf deinen Webseiten die Kontaktmöglichkeiten für Geld- oder Sachspenden auflistest. Vielleicht gibt es Benefizveranstaltung ortsansässiger Vereine, die du mit bewerben kannst. Kooperiere mit den städtischen Institutionen und der Kommunalverwaltung. Vielleicht gibt es Möglichkeiten Flüchtlinge vor Ort zu unterstützen, durch Wohnraum oder Hilfe bei Behördengängen. Wenn du dich hier als Vermittler anbietest, tust du nicht nur gutes, sondern vergrößerst sogar noch dein Netzwerk persönlicher Kontakte.

Als Arbeitgeber fällt dir hierbei noch eine besondere Verantwortung zu: die für deine Mitarbeiter. Wenn jemand aus deinem Unternehmen die Berufung spürt längerfristig aktiv zu sein, dann solltest du mit dieser Person zusammenarbeiten, um im Gespräch Möglichkeiten auszuloten, wie dies gelingen kann. Schaffe Freiräume seine Hilfsbereitschaft auszuleben. Ein Mitarbeiter der gesellschaftliches Engagement zeigt, trägt seine Werte in dein Unternehmen hinein und seine Geschichte in die Welt hinaus.

  • Stärke die Selbstfürsorge

Da wir gerade bei den Mitarbeitern sind: Es herrscht derzeit in allen Fluren Gesprächsbedarf. Öffne den Raum dafür, dass Kommunikation innerhalb der Belegschaft über das was sie bewegt möglich ist. Halte den Raum auch für die sensibleren Geschöpfe, engagiere gegebenenfalls Coaches oder Gesprächstherapeuten, um den Prozess professionell zu begleiten. Überlege auch, welche Angebote du über die Kommunikation hinaus machen kannst, damit die seelische Gesundheit deiner Mitarbeiter erhalten bleibt.

  • Baue Brücken auf und Ängste ab

Zum Schluss noch eines: In der aktuellen Situation ist es gut möglich, dass Menschen hier in Deutschland die Auswirkungen der Sanktionen finanziell auf schmerzhafte Weise zu spüren bekommen. Einige haben in diesen Tagen schwere emotionale Probleme oder Existenzängste. Hier ist zwar auch die Regierung in der Verantwortung. Du kannst aber dazu beitragen, dass der akute Druck nachlässt. Haben Kunden bei dir Zahlungsverpflichtungen, die du aussetzen oder strecken kannst? Hilft ein Mietrabatt? Besteht die Möglichkeit einer firmeninternen Finanzierungshilfe für das Haus? Diese Angebote proaktiv an die Betroffenen zu kommunizieren löst mehr aus, als jede aktuelle Imagekampagne oder Werbeanzeige.

Und so komme ich zu meiner Antwort auf die eingangs gestellte Frage: Nein, business as usual ist in Bezug auf die Kommunikation in meinen Augen gerade keine Option. Das heißt aber nicht, dass ich meine Bemühungen mit meinen Zielgruppen in Kontakt zu bleiben einstellen muss. Ich habe vielmehr die Verpflichtung, meine Strategie und meine Botschaften zu hinterfragen, ob sie der aktuellen Situation angemessen sind. Darin liegt im besten Falle die Chance, sich zu einem noch stärker werteorientierten, sozialen Unternehmen hin zu entwickeln.

P.S.: Dass soziales Unternehmertum in der Zukunft alternativlos ist hat meine Kollegin Manuela Pastore übrigens in einem sehr emotionalen Beitrag reich an Beispielen in diesem Blog einmal dargelegt. Den Gastbeitrag findest du hier.

 

Ein Gespräch über Wandel mit Dr. Kristin Jakobs: „An die eigene Sonne zu glauben ist ganz wichtig“

Wie so vieles dieser Tage findet unsere Begegnung im virtuellen Raum statt. Die Frau die mich vom Bildschirm aus fröhlich begrüßt sieht gar nicht aus wie jemand der bereits seit 8 Wochen aus dem Home-Office agiert. Die blonde Kurzhaarfrisur sitzt perfekt, weil zufällig direkt vor dem Lock-down mutig gekürzt, die Bluse ist farbenfroh und ihr Lachen ist strahlend und offen. Sie hat nach zahlreichen Wochen im Dauer-Krisenmodus endlich ein paar Tage frei und verbringt ihre Zeit nun wieder vor dem Rechner – für dieses Interview.
Ich bin geschmeichelt.

Kristin, du leitest die Kommunikation zu verschreibungspflichtigen Medikamenten bei Boehringer Ingelheim, einem globalen Top 20 Unternehmen der Pharma-Branche. Was hat Corona für euch im Job verändert?

Corona ist aus meiner Sicht auch ein großes gesellschaftliches Experiment. Durch Corona teilen wir mit anderen, was wir sonst nicht teilen würden. Durch das Home-Office lassen wir Kollegen in unser Haus, an den Arbeitsplatz dort. Ich halte es oft für hilfreich, eine Trennung zu ziehen zwischen der Privatperson und dem Business-Menschen. Aber durch Home-Office nähern sich die Privatperson und die Business-Person an. Wir zeigen mehr von uns. Man wird dadurch authentischer, nahbarer, das finde ich sehr schön.

Diese Veränderung macht einen anderen Umgang miteinander möglich. Für mich ist der wichtigste Punkt dabei, dass dieser neue Umgang Vertrauen aufbaut. Ich hoffe, dass wir davon viel behalten. Es ist ein altes Lied: Wenn man gemeinsam durch eine Krise gegangen bist, begegnet man sich ganz anders. Wir sehen gerade wie wir uns in einer Krisensituation verhalten, wie wir uns gegenseitig helfen, wie wir dabei miteinander umgehen und wie wir aufeinander zählen können. Das stärkt das Vertrauen.

Außerdem sind wir natürlich alle ins digitale Zeitalter katapultiert worden. Wir arbeiten jetzt permanent mit Meeting-Software und es ist ganz selbstverständlich. Dabei kommunizieren wir vorsichtiger, weil uns die Rückmeldung aus dem direkten Gespräch fehlt, also z.B. die feine Veränderung im Gesichtsausdruck oder der Körperhaltung. Und auch das ist eine positive Entwicklung.

Ich finde es gibt jede Menge Aspekte die wir uns über die Corona-Krise hinaus erhalten sollten und ich hoffe, dass wir die Chance nach Corona ein besseres „neu“ zu machen ergreifen.

Du hast gerade vom Business-Ich gesprochen. Was glaubst du, warum haben wir eine Business-Persönlichkeit?

Zum einen ist das eine Maske. Wir alle tragen Masken und fühlen uns weniger verwundbar, wenn wir sie vor uns her tragen. Von vielen Masken wissen wir selbst schon gar nichts mehr, weil wir sie schon so lange tragen und sie sich bewährt haben, dass wir manchmal gar nicht mehr wissen was darunter ist. Corona ist eine wunderbare Chance hier genauer hinzusehen.

Zum anderen haben wir alle im Beruf eine Rolle. Von mir als Führungskraft erwartet mein Team, dass ich diese Rolle ausfülle, inklusive meiner Handlungsweisen und einer bestimmten Form des Seins.

Was machst du in Bezug auf dein Team zu Corona-Zeiten anders?

Normalerweise gehe ich morgens immer einmal durchs Büro und begrüße die Kollegen. Das geht jetzt nicht. Aber, wir telefonieren zwei Mal in der Woche als Team. Im Vordergrund dieser Telefonate steht die Frage, „wie geht es dir?“ Wir besprechen, wo Hilfe gebraucht wird oder wo welche angeboten werden kann. Die Atmosphäre in der wir uns bei diesen Gesprächen austauschen ist besonders. Wir kümmern uns umeinander. Das stärkt den Zusammenhalt.

Wie motivierst du dein Team in diesen Zeiten?

Das muss ich gar nicht, denn wir alle sind motiviert durch unsere Aufgabe. Es ist gerade offensichtlich wie wichtig das ist was wir tun. Medikamente werden gebraucht, sie müssen erforscht und produziert werden. Das gibt unserer täglichen Arbeit einen Sinn. Das war immer so, wird aber jetzt offensichtlicher. Aber es gibt noch einen anderen Aspekt: Für mein Gefühl merkt die ganze Welt gerade, wie wichtig Wissenschaft ist, weil wir von deren Informationen abhängen. Wir lernen Wissenschaftlern zu vertrauen und zu begreifen, dass man mit der Unsicherheit in der Wissenschaft leben muss, weil es keine absolute Wahrheit gibt.

Ich möchte mit dir gerne über Public Relations sprechen. Du bist approbierte Apothekerin und schon seit Jahrzehnten in der PR tätig. Wie hat sich die Aufgabe verändert?

PR geht immer stärker in Richtung Storytelling. Ich begeistere einen Leser für eine Geschichte die ihn mitnimmt. Hier geht es um das große Ganze und nicht mehr um ein spezifisches Produkt. Wir kommen davon weg Marketing- oder Medizin-Botschaften für eine journalistische Klientel umzuschreiben. Das setzt ein anderes Selbstverständnis voraus und führt zu hochwertiger PR und besseren Ergebnissen.

Von den Kanälen her betrachtet findet das meiste heute digital statt. Die sozialen Kanäle sind am Wichtigsten geworden. Wir schreiben auch noch Pressemitteilungen, aber das ist fast schon Beiwerk. Vieles was wir verkünden, findet über die Internetseite und unsere Social-Media Kanäle statt.

Auch in der PR ist die nächste große Veränderung wahrscheinlich künstliche Intelligenz. Was glaubst du wird sich durch KI verändern? Viele verbinden damit ja vor allem die Angst um Jobverlust.

Niemand muss Angst vor KI haben, denn unsere menschlichen Fähigkeiten gehen immer noch über das hinaus was Roboter oder KI können. KI wird in vielen Bereichen Jobs bzw. Arbeitsbereiche übernehmen, wo sie besser ist, weil wir die Datenmengen so schnell nicht verarbeiten können wie ein Computer. Ich denke auch an die Produktion von Medikamenten. Maschinen können uns Arbeit abnehmen, dort wo wir gefährdet sind. Aber wir sind durch unsere Vorstellungskraft und Imagination sehr viel besser. Nur wir können neue Dinge denken und entwickeln. Dafür werden wir in allen Bereichen, auch der Kommunikation, immer gebraucht werden. Wenn mir dann ein Schreibcomputer monotone Tätigkeiten abnimmt, fein!

Es wird eine Verschiebung im Bereich der Jobs geben, ja – aber wir haben es in der Hand, das zu gestalten. Das bedeutet auch, dass wir Missbrauch unterbinden und Risiken eindämmen müssen. Ich nehme das Thema nicht auf die leichte Schulter, aber ich sehe für uns mehr Chancen darin als Risiken.

Sich selbstständig zu machen ist vielleicht einer der größten Schritte des Wandels. Welchen Tipp hast du für Menschen die gerade damit beginnen?

Ich denke, das Wichtigste wenn man sich selbstständig macht, ist das Ziel klar zu definieren, die Frage nach dem „warum?“ zu beantworten. Was treibt mich, genau das zu tun? Es lohnt sich diese Reflektion unter Anleitung zu machen mit jemandem der mich durch kluges Fragen zum Kern bringt. Am Ende dieser Übung stehen idealerweise drei Kernbotschaften die auch der Außenwelt zeigen, warum mein Business richtig und wichtig ist. Sie bilden dann später auch das Fundament für die PR, die damit eine Geschichte erzählt.

Von dem Unternehmenszweck, dem großen WARUM? ausgehend kann ich im nächsten Schritt ein Kommunikationskonzept erarbeiten. Hierzu sollte ich mich fragen wer meine Zielgruppe ist, also die Menschen die von meinem Produkt oder meiner Dienstleistung profitieren. Und was sind die Hürden, damit diese Zielgruppe mich hört, versteht und wahrnimmt? Gibt es einen Bedarf für das was ich tue? Wo wird dieser geäußert? Über welche Kanäle erreiche ich diese Zielgruppe am besten?

Für die PR kann ich mir dann überlegen, mit welchen Argumenten ich die Hürden überwinde und wie, wo und mit wem ich meine Geschichte erzähle. Die Kanäle sind dann immer vom Business abhängig und von der Frage, wo ich meine Zielgruppe antreffe. Eine Webseite ist nicht in jedem Fall zwingend erforderlich. Wenn ich Kunden z.B. über Facebook erreichen kann, dann sollte ich meine Energie darauf konzentrieren. Ich kann auch erfolgreich über Kooperationen mit Partnern kommunizieren, die bereits eine gut laufende Internetpräsenz für meine Zielgruppe haben.

Strukturelle Konzeptarbeit ist also die Grundvoraussetzung für erfolgreiche Kommunikation, denn davon hängt die Botschaft und der Kanal ab über den ich meine Kunden erreiche.

Ist klassische Medienarbeit überhaupt etwas für Kleinselbstständige?

Klar, einen Lokalredakteur kann man ja auch mal anrufen. Journalisten sind immer auf der Suche nach guten Geschichten. Außerdem lohnt es sich Veranstaltungen zu besuchen, die von Journalisten begleitet werden. Alles was außergewöhnlich, spannend oder neu ist erreicht die Medien.

Aber natürlich ist die erste Frage, die man sich am Anfang seines Geschäftsmodells stellen muss, wie man am Besten seine Kunden erreicht. Vielleicht gibt es ja andere Multiplikatoren, die das was ich mache gut finden und weiterverbreiten, Foren für bestimmte Altersgruppen oder Blogger zum Beispiel.

Welchen Tipp hast du für den Umgang mit Misserfolgen oder Krisen?

Als einsamer Wolf ein neues Business aus der Taufe zu heben ist unglaublich schwer. Es ist ganz wichtig sich ein Netzwerk aufzubauen von Menschen, die die eigene Situation nachvollziehen können und dir helfen können. So kann man sich gegenseitig stützen und wieder aufbauen.

Ich finde es generell wichtig sich mit Menschen zu umgeben, die einem helfen, wieder aufzustehen. Mir hat es sehr geholfen.

“An die eigene Sonne zu glauben ist ganz wichtig. Und in Krisen ist es gut, wenn man von außen Bestätigung bekommt.”

Lass uns nochmal einen Themenschwenk machen und über Frauen in Führungspositionen sprechen. Siehst du hier Bedarf zur Veränderung und wen siehst du da in der Verantwortung?

Die gläserne Decke gibt es. Wir Frauen können daran aber selbst etwas ändern, indem wir stärker fordern. Wir brauchen hier immer noch mehr Hartnäckigkeit. Das beginnt schon bei der Frage nach dem Gehalt. Die Politik kann da natürlich auch etwas tun. Und Frauennetzwerke helfen sehr dabei, die Diskussion immer wieder wach zu halten z.B. das European Women´s Management Development Network.

Was mir ein bisschen Sorgen macht, ist ein Rückwärtstrend den ich bei jungen Frauen beobachte, die Gleichberechtigung für gegeben halten und doch wieder in alte Rollenbilder zurückfallen. Hier sehe ich auch eine Aufgabe für mich, junge Kolleginnen zu motivieren dran zu bleiben und voran zu gehen. Wir brauchen mehr Selbstbewusstsein. Frauen neigen immer noch dazu, etwas erst 150-prozentig zu lernen, bevor sie mit Überzeugung sagen „das kann ich“. Männer sind da oft frecher und rufen „hallo, ich bin dein Mann!“ Meiner Ansicht nach ist das Thema noch nicht durch und es braucht noch viel Anstrengung – von uns Frauen und von den Männern.

Reden wir über Geld. Welche Tipps hast du und wie sorgst du persönlich für das Alter vor?

Ich streue das Risiko durch Investition in Wohneigentum, Aktien und Direktversicherungen. Ich kann nur jeder Frau raten, sich frühzeitig mit dem Thema zu beschäftigen. Es gibt tolle Expertinnen, die sich besonders auf die Beratung von Frauen in Finanzfragen spezialisiert haben, z.B. 3f. Female Finance Forum.  Bei Heirat empfehle ich einen Ehevertrag abzuschließen und diesen als etwas zu sehen, was mit mir selbst zu tun hat und nicht mit der Liebe zum Partner. Es hat viel mit der Frage zu tun was ich mir wert bin. Außerdem sollte frau frühzeitig ein kluges Testament machen.

Worauf bist du stolz?

Schwierige Frage! Mich macht es glücklich zu sehen, wie das Team sich entwickelt, lernt und wächst. Ja, das macht mich auch stolz. Ich bin auch darauf stolz, eine Kämpferin zu sein, die nach Krisen wieder aufsteht.
Und – das ist hier vielleicht deutlich geworden – dass ich sehr positiv und lösungsorientiert denke.

Was hilft dir nach einem anstrengenden Tag runterzukommen?

Ich laufe und konzentriere mich auf die Umgebung, bleibe im Moment. Körperliche Bewegung tut mir gut. Außerdem meditiere ich, das hilft mir, zu fokussieren und das Kreisen im Kopf anzuhalten.

Kristin, ich danke dir herzlich für dieses Gespräch!

Liebe Heike, sehr gerne.

Vorgestellt:

Dr. Kristin Jakobs

Meine Gesprächspartnerin heute war Dr. Kristin Jakobs. Die studierte Pharmazeutin hat mehr als 20 Jahre Erfahrung in nationaler und internationaler Gesundheitskommunikation sowie im Produktmarketing.
Sie war sowohl für Agenturen als auch für große Unternehmen der Pharma-Branche in leitenden Funktionen tätig. Seit 2019 ist sie Leiterin der Kommunikation OneHumanPharma, in der Unternehmenszentrale von Boehringer Ingelheim. Sie ist im Vorstand des Vereins Pharma Fakten e.V., Mitglied im DPRG Arbeitskreis “Gesundheitskommunikation” sowie Mitglied des European Women´s Management Development Network.

Was für ein Auftakt!

Dieses Gespräch ist der Beginn meiner neuen Serie von und für Menschen die inspirieren, quer denken, vernetzen, verändern und eine positive Einstellung ins Leben tragen.

Sie möchten jemanden aus Ihrem Netzwerk vorschlagen, dessen Stimme gehört werden sollte? Dann schreiben Sie mich gerne an!

Ihre Heike Specht

Wie gut sind Sie auf Krisen vorbereitet? Das können wir von der Corona-Pandemie lernen

Wie wohl Historiker in 100 Jahren auf die Corona-Pandemie 2020 zurückblicken werden?
Vielleicht werden sie in dieser für uns turbulenten Zeit eine Zäsur sehen, den Anfang eines neuen Zeitalters. Geschichtsbücher könnten davon erzählen, wie  wir – ausgelöst durch das menschliche Leid und die wirtschaftlichen Folgen – zu debattieren begannen, wie wir in Zukunft miteinander leben wollen. Wie wir sowohl unser Gesundheits- als auch unser Wirtschaftssystem umbauten und damit weniger anfällig für globale Krisen wurden.

Wichtiger noch: Wie wir das System angepasst haben, damit es unsere gesellschaftlichen und moralischen Werte abbildet. Vielleicht wird so mancher Erdling der Zukunft darüber staunen, was ein kleines Virus imstande war zu bewirken, wo zuvor Jahrhunderte der Auseinandersetzung versagt haben.

Bevor ich nun als Utopistin beschimpft werde: Ich gehöre auch zu den Selbstständigen, die von der Wucht des wirtschaftlichen Aufpralls gerade getroffen werden. Aber es entspricht nicht meinem Naturell die Situation nur als Katastrophe zu sehen. Die Psychologie verweist uns gerne darauf, dass das Potential wesentlich größer ist an einer Krise zu wachsen, als an einem Erfolg.

Ich kann nicht umhin dieses Potenzial bereits jetzt zu erkennen, sowohl in der realen, wie in der digitalen Welt: Ist es nicht bemerkenswert, wie kreativ wir dieser Tage darin werden trotz Quarantäne zusammenzurücken? Insbesondere die Talente der künstlerischen Branche tragen dazu bei, dass uns zu Hause die Decke nicht auf den Kopf fällt. Nachbarschaftshilfe für Hochrisikopatienten, unkonventionelle Kinderbetreuung oder konkurrenzüberschreitender Austausch von Mitarbeitern sind weitere Beispiele. Die sozialen Medien bzw. digitalen Kanäle werden in der Aufrechterhaltung der Kommunikation über Distanz zum Segen. Da zeigt sich früh der kreative Kopf, der dem Opa über Skype Gute-Nacht-Geschichten vorliest.

Mein Postfach füllt sich mit Angeboten für kostenfreie Webinare und Coachings zu Methoden und Techniken die ich auch im Normalbetrieb gut gebrauchen kann. Das Home-Office wird dadurch zum Kosmos neuer Möglichkeiten.

Kommunikation in der Krise

Was können wir also lernen aus dieser Mutter aller Krisen für die Kommunikation im Ausnahmezustand in Unternehmen und Betrieben?

Wir müssen jederzeit damit rechnen von unvorhersehbaren Situationen eingeholt zu werden, deren Dynamik sich so schnell ändert, dass wir als Beteiligte kaum hinterherkommen. Alle die mit uns über Kommunikation in Verbindung stehen, seien es Mitarbeiter, Kooperationspartner, Kunden oder Nachbarn, haben dann ein großes Informationsbedürfnis. Gepaart mit hoher Aufmerksamkeit durch die Medien entsteht ein immens hoher Entscheidungsdruck. Dieser geht in Krisen meist einher mit Unsicherheit, weil Wissen zur Situation fehlt, oder Fakten erst zusammengetragen werden müssen. Lösungsstrategien beruhen dann zwangsläufig auf Annahmen und Erfahrungswerten und müssen daher mehrfach angepasst werden. Ein hoher Grad an Komplexität der Unternehmensstruktur, unklare Berichtswege, der Mangel an Entscheidern oder gar zu viele Meinungen sind Faktoren die sich negativ auf den Prozess der Krisenbewältigung und damit auf die Außendarstellung auswirken. In der Krise ist zudem eine transparente, glaubwürdige und kontinuierliche Kommunikation – bei mehreren Sprechern mit möglichst einheitlichem Wortlaut -besonders wichtig, um Vertrauen wiederzugewinnen und Sicherheit auszustrahlen.

„Wir haben eines der besten Gesundheitssysteme der Welt. Wir können die Verbreitung des Virus zwar nicht aufhalten, aber wir können die Ausbreitung  verlangsamen, indem wir voneinander Abstand halten.”

Es hat eine Weile gedauert bis diese einfache und wirkungsvolle Kernbotschaft allen Politikern geschmeidig über die Lippen kam. Zwei Sätze die gut zu merken sind, von jedem verstanden werden und gleich mehrere Anforderungen an Kommunikation in der Krise erfüllen: Es wird Stärke signalisiert, Sicherheit aufgebaut, Vertrauen erzeugt und um Verständnis geworben. Zuletzt hat sich sogar die Bundeskanzlerin eingeschaltet, um der Botschaft Nachdruck zu verleihen. Die Autorität des Sprechers ist in der Krise ebenso entscheidend, wie das was er sagt.

Bei der hohen Dynamik einer Krisensituation und der Geschwindigkeit mit der sich heute Informationen verbreiten ist eine parallele Auswertung der Maßnahmen zur Eindämmung der Krise von hoher Bedeutung. Dazu gehört auch die permanente Beobachtung des Medienechos und der Social Media-Plattformen. Und wenn dann wirklich alles vorbei ist, sorgt die abschließende Aufarbeitung dafür, dass aus Fehlern gelernt werden kann.

Krisenprävention

Sind wir also der Krise hilflos ausgeliefert? Nein! Ich möchte Ihnen hier aufzeigen, dass es wesentliche Schritte gibt, die im Rahmen einer Krisenpräventionsstrategie geplant UND geübt werden können, damit sich im stressigen Ernstfall jeder auf seine Aufgaben konzentrieren kann, anstatt wertvolle Zeit darüber zu verlieren das „wie“ und „was“ zu definieren.

Maßnahmen zur Krisenprävention

1. Krisenhandbuch erstellen

Es liegt in der Natur der Krise, dass niemand Zeit haben wird dicke Handbücher zu lesen. Das Krisenhandbuch sollte daher die absolut nötigsten Informationen enthalten (lose Blattsammlung), die in regelmäßigen Abständen auf Aktualität hin überprüft werden und jedem im Unternehmen bekannt sind.

Flussdiagramm: Entscheidungsbaum und Ablaufplan
Wesentlicher Bestandteil sind Diagramme die vor allem eines leisten sollen: Komplexität reduzieren – Zeit gewinnen. Wer einen Krisenherd feststellt – egal in welcher Position im Unternehmen er sich befindet – sollte rasch dazu in der Lage sein, die richtige Kontaktperson vom Auslöser zu unterrichten. Ein Entscheidungsbaum soll dann dazu anleiten die Information an die relevanten Unternehmensteile weiterzuleiten, damit sich umgehend der Krisenstab bilden kann, der über alle weiteren Handlungsschritte und Kommunikationswege entscheidet.

Kontaktlisten
Da sich die Diagramme auf Funktionen (z.B. Geschäftsleitung, Forschung, Recht, Marketing oder Kommunikation) beziehen ist es ratsam separat eine Kontaktliste zu pflegen. In dieser werden die aktuellen Daten der zum Krisenstab und den Entscheidern gehörenden Mitarbeiter leserlich eingetragen. Wichtig sind hier besonders die Mobiltelefon-Nummern, da sich Krisen nicht an Wochenenden oder den Feierabend halten.

Zuständigkeiten des Krisenstabes bzw. Kernteams
Je nach Art der Krise (z.B. Produktionsunfall, Crash der Börsenwerte oder Social-Media Shitstorm) kann die Zusammensetzung des Krisenstabs stark schwanken. Kernfunktionen werden jedoch immer involviert sein, wie die Kommunikations- oder die Rechtsabteilung. Es ist ratsam im Vorfeld festzulegen, wer sich im Ernstfall um welche Aufgaben kümmert, insbesondere wenn die Abläufe rechtlichen Vorgaben unterliegen (z.B. die Information bestimmter Behörden).

2. Szenarienplanung

Gerade weil sich in einer Krise die Ereignisse überschlagen ist es ratsam für potentielle Krisenherde die Fakten zur Hand zu haben. Diese Krisenherde zu identifizieren bedarf einer Analyse an der meist mehrere Fachabteilungen beteiligt sind.

In forschungsaktiven Unternehmen die z.B. mit neuen oder gefährlichen Substanzen arbeiten kann darüber hinaus wissenschaftliches Basiswissen aus der Forschungs- und Entwicklungsabteilung von der PR-Abteilung bereits in allgemeinverständliche Informationen „übersetzt“ werden.

3. Krisensimulationsübung

Hocheffizient sind Workshops in denen der Ernstfall der Krise an einem fiktiven Beispiel im Verlauf eines Tages geübt wird. An einem neutralen Ort (ohne Ablenkung) wird eine Situation nachgestellt, die sich in dieser Form tatsächlich ereignen könnte. Alle an der Krisenbewältigung beteiligten Funktionen nehmen mit mindestens einem Mitarbeiter an dieser Übung teil. Was dabei erreicht werden soll ist nicht – wie gemeinhin von Mitarbeitern befürchtet – zu ermitteln wie stressfest der jeweilige Kollege ist, sondern wie gut der Personenkreis zusammenarbeitet, mit welchen Lösungsstrategien sie aufwarten und wie gut sie kommunizieren – innerhalb der Organisation UND mit der Außenwelt. Fester Bestandteil dieser Krisentrainings sind daher auch Medienanfragen (von versierten Medien-Trainern) durch die geübt werden kann wie sich Statements und Interviews in Krisensituationen anfühlen. Mitarbeiter merken dabei schnell welche Botschaften gut funktionieren und welche haarsträubenden Headlines Journalisten aus einer Bemerkung im Nebensatz generieren.

Diese Übungen sind in vielerlei Hinsicht aufschlussreich. Sie decken beispielsweise Lücken in der Organisationsstruktur auf. So mancher entdeckt aber auch sein Talent vor der Kamera und bietet sich als Sprecher aus der Fachabteilung an. Im besten Falle gehen die Mitarbeiter mit einem positiven Gefühl aus der Übung, weil sie die Herausforderung gemeinsam gemeistert haben. Ich jedenfalls habe sehr häufig am Ende solcher Tage das Feedback bekommen: „Das sollten wir viel häufiger machen!“

Lassen Sie mich zum Schluss versichern, dass es zahllose Beispiele für gelungene Kommunikation in der Krise gibt, aus der Unternehmen am Ende gestärkt und mit positivem Image hervorgegangen sind.

Ich wünsche uns allen, dass wir die Corona-Pandemie gut überstehen. Vielleicht werden die Historiker der Zukunft ja mit Stolz in ihren Büchern festhalten in welchem Maße wir über uns hinausgewachsen sind.

Bleiben Sie gesund und optimistisch!

Ihre

Heike Specht