Wie gut sind Sie auf Krisen vorbereitet? Das können wir von der Corona-Pandemie lernen

Wie wohl Historiker in 100 Jahren auf die Corona-Pandemie 2020 zurückblicken werden?
Vielleicht werden sie in dieser für uns turbulenten Zeit eine Zäsur sehen, den Anfang eines neuen Zeitalters. Geschichtsbücher könnten davon erzählen, wie  wir – ausgelöst durch das menschliche Leid und die wirtschaftlichen Folgen – zu debattieren begannen, wie wir in Zukunft miteinander leben wollen. Wie wir sowohl unser Gesundheits- als auch unser Wirtschaftssystem umbauten und damit weniger anfällig für globale Krisen wurden.

Wichtiger noch: Wie wir das System angepasst haben, damit es unsere gesellschaftlichen und moralischen Werte abbildet. Vielleicht wird so mancher Erdling der Zukunft darüber staunen, was ein kleines Virus imstande war zu bewirken, wo zuvor Jahrhunderte der Auseinandersetzung versagt haben.

Bevor ich nun als Utopistin beschimpft werde: Ich gehöre auch zu den Selbstständigen, die von der Wucht des wirtschaftlichen Aufpralls gerade getroffen werden. Aber es entspricht nicht meinem Naturell die Situation nur als Katastrophe zu sehen. Die Psychologie verweist uns gerne darauf, dass das Potential wesentlich größer ist an einer Krise zu wachsen, als an einem Erfolg.

Ich kann nicht umhin dieses Potenzial bereits jetzt zu erkennen, sowohl in der realen, wie in der digitalen Welt: Ist es nicht bemerkenswert, wie kreativ wir dieser Tage darin werden trotz Quarantäne zusammenzurücken? Insbesondere die Talente der künstlerischen Branche tragen dazu bei, dass uns zu Hause die Decke nicht auf den Kopf fällt. Nachbarschaftshilfe für Hochrisikopatienten, unkonventionelle Kinderbetreuung oder konkurrenzüberschreitender Austausch von Mitarbeitern sind weitere Beispiele. Die sozialen Medien bzw. digitalen Kanäle werden in der Aufrechterhaltung der Kommunikation über Distanz zum Segen. Da zeigt sich früh der kreative Kopf, der dem Opa über Skype Gute-Nacht-Geschichten vorliest.

Mein Postfach füllt sich mit Angeboten für kostenfreie Webinare und Coachings zu Methoden und Techniken die ich auch im Normalbetrieb gut gebrauchen kann. Das Home-Office wird dadurch zum Kosmos neuer Möglichkeiten.

Kommunikation in der Krise

Was können wir also lernen aus dieser Mutter aller Krisen für die Kommunikation im Ausnahmezustand in Unternehmen und Betrieben?

Wir müssen jederzeit damit rechnen von unvorhersehbaren Situationen eingeholt zu werden, deren Dynamik sich so schnell ändert, dass wir als Beteiligte kaum hinterherkommen. Alle die mit uns über Kommunikation in Verbindung stehen, seien es Mitarbeiter, Kooperationspartner, Kunden oder Nachbarn, haben dann ein großes Informationsbedürfnis. Gepaart mit hoher Aufmerksamkeit durch die Medien entsteht ein immens hoher Entscheidungsdruck. Dieser geht in Krisen meist einher mit Unsicherheit, weil Wissen zur Situation fehlt, oder Fakten erst zusammengetragen werden müssen. Lösungsstrategien beruhen dann zwangsläufig auf Annahmen und Erfahrungswerten und müssen daher mehrfach angepasst werden. Ein hoher Grad an Komplexität der Unternehmensstruktur, unklare Berichtswege, der Mangel an Entscheidern oder gar zu viele Meinungen sind Faktoren die sich negativ auf den Prozess der Krisenbewältigung und damit auf die Außendarstellung auswirken. In der Krise ist zudem eine transparente, glaubwürdige und kontinuierliche Kommunikation – bei mehreren Sprechern mit möglichst einheitlichem Wortlaut -besonders wichtig, um Vertrauen wiederzugewinnen und Sicherheit auszustrahlen.

„Wir haben eines der besten Gesundheitssysteme der Welt. Wir können die Verbreitung des Virus zwar nicht aufhalten, aber wir können die Ausbreitung  verlangsamen, indem wir voneinander Abstand halten.”

Es hat eine Weile gedauert bis diese einfache und wirkungsvolle Kernbotschaft allen Politikern geschmeidig über die Lippen kam. Zwei Sätze die gut zu merken sind, von jedem verstanden werden und gleich mehrere Anforderungen an Kommunikation in der Krise erfüllen: Es wird Stärke signalisiert, Sicherheit aufgebaut, Vertrauen erzeugt und um Verständnis geworben. Zuletzt hat sich sogar die Bundeskanzlerin eingeschaltet, um der Botschaft Nachdruck zu verleihen. Die Autorität des Sprechers ist in der Krise ebenso entscheidend, wie das was er sagt.

Bei der hohen Dynamik einer Krisensituation und der Geschwindigkeit mit der sich heute Informationen verbreiten ist eine parallele Auswertung der Maßnahmen zur Eindämmung der Krise von hoher Bedeutung. Dazu gehört auch die permanente Beobachtung des Medienechos und der Social Media-Plattformen. Und wenn dann wirklich alles vorbei ist, sorgt die abschließende Aufarbeitung dafür, dass aus Fehlern gelernt werden kann.

Krisenprävention

Sind wir also der Krise hilflos ausgeliefert? Nein! Ich möchte Ihnen hier aufzeigen, dass es wesentliche Schritte gibt, die im Rahmen einer Krisenpräventionsstrategie geplant UND geübt werden können, damit sich im stressigen Ernstfall jeder auf seine Aufgaben konzentrieren kann, anstatt wertvolle Zeit darüber zu verlieren das „wie“ und „was“ zu definieren.

Maßnahmen zur Krisenprävention

1. Krisenhandbuch erstellen

Es liegt in der Natur der Krise, dass niemand Zeit haben wird dicke Handbücher zu lesen. Das Krisenhandbuch sollte daher die absolut nötigsten Informationen enthalten (lose Blattsammlung), die in regelmäßigen Abständen auf Aktualität hin überprüft werden und jedem im Unternehmen bekannt sind.

Flussdiagramm: Entscheidungsbaum und Ablaufplan
Wesentlicher Bestandteil sind Diagramme die vor allem eines leisten sollen: Komplexität reduzieren – Zeit gewinnen. Wer einen Krisenherd feststellt – egal in welcher Position im Unternehmen er sich befindet – sollte rasch dazu in der Lage sein, die richtige Kontaktperson vom Auslöser zu unterrichten. Ein Entscheidungsbaum soll dann dazu anleiten die Information an die relevanten Unternehmensteile weiterzuleiten, damit sich umgehend der Krisenstab bilden kann, der über alle weiteren Handlungsschritte und Kommunikationswege entscheidet.

Kontaktlisten
Da sich die Diagramme auf Funktionen (z.B. Geschäftsleitung, Forschung, Recht, Marketing oder Kommunikation) beziehen ist es ratsam separat eine Kontaktliste zu pflegen. In dieser werden die aktuellen Daten der zum Krisenstab und den Entscheidern gehörenden Mitarbeiter leserlich eingetragen. Wichtig sind hier besonders die Mobiltelefon-Nummern, da sich Krisen nicht an Wochenenden oder den Feierabend halten.

Zuständigkeiten des Krisenstabes bzw. Kernteams
Je nach Art der Krise (z.B. Produktionsunfall, Crash der Börsenwerte oder Social-Media Shitstorm) kann die Zusammensetzung des Krisenstabs stark schwanken. Kernfunktionen werden jedoch immer involviert sein, wie die Kommunikations- oder die Rechtsabteilung. Es ist ratsam im Vorfeld festzulegen, wer sich im Ernstfall um welche Aufgaben kümmert, insbesondere wenn die Abläufe rechtlichen Vorgaben unterliegen (z.B. die Information bestimmter Behörden).

2. Szenarienplanung

Gerade weil sich in einer Krise die Ereignisse überschlagen ist es ratsam für potentielle Krisenherde die Fakten zur Hand zu haben. Diese Krisenherde zu identifizieren bedarf einer Analyse an der meist mehrere Fachabteilungen beteiligt sind.

In forschungsaktiven Unternehmen die z.B. mit neuen oder gefährlichen Substanzen arbeiten kann darüber hinaus wissenschaftliches Basiswissen aus der Forschungs- und Entwicklungsabteilung von der PR-Abteilung bereits in allgemeinverständliche Informationen „übersetzt“ werden.

3. Krisensimulationsübung

Hocheffizient sind Workshops in denen der Ernstfall der Krise an einem fiktiven Beispiel im Verlauf eines Tages geübt wird. An einem neutralen Ort (ohne Ablenkung) wird eine Situation nachgestellt, die sich in dieser Form tatsächlich ereignen könnte. Alle an der Krisenbewältigung beteiligten Funktionen nehmen mit mindestens einem Mitarbeiter an dieser Übung teil. Was dabei erreicht werden soll ist nicht – wie gemeinhin von Mitarbeitern befürchtet – zu ermitteln wie stressfest der jeweilige Kollege ist, sondern wie gut der Personenkreis zusammenarbeitet, mit welchen Lösungsstrategien sie aufwarten und wie gut sie kommunizieren – innerhalb der Organisation UND mit der Außenwelt. Fester Bestandteil dieser Krisentrainings sind daher auch Medienanfragen (von versierten Medien-Trainern) durch die geübt werden kann wie sich Statements und Interviews in Krisensituationen anfühlen. Mitarbeiter merken dabei schnell welche Botschaften gut funktionieren und welche haarsträubenden Headlines Journalisten aus einer Bemerkung im Nebensatz generieren.

Diese Übungen sind in vielerlei Hinsicht aufschlussreich. Sie decken beispielsweise Lücken in der Organisationsstruktur auf. So mancher entdeckt aber auch sein Talent vor der Kamera und bietet sich als Sprecher aus der Fachabteilung an. Im besten Falle gehen die Mitarbeiter mit einem positiven Gefühl aus der Übung, weil sie die Herausforderung gemeinsam gemeistert haben. Ich jedenfalls habe sehr häufig am Ende solcher Tage das Feedback bekommen: „Das sollten wir viel häufiger machen!“

Lassen Sie mich zum Schluss versichern, dass es zahllose Beispiele für gelungene Kommunikation in der Krise gibt, aus der Unternehmen am Ende gestärkt und mit positivem Image hervorgegangen sind.

Ich wünsche uns allen, dass wir die Corona-Pandemie gut überstehen. Vielleicht werden die Historiker der Zukunft ja mit Stolz in ihren Büchern festhalten in welchem Maße wir über uns hinausgewachsen sind.

Bleiben Sie gesund und optimistisch!

Ihre

Heike Specht

 

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Betrachtungen über Veränderung zum PICUS Geburtstag

Och nee, keine Jubiläums-PR! Diese leicht antiquierte Disziplin ist doch nur Pflichtübung. Oft genug peinlich, ganz sicher aber langweilig. “Wir sind toll und uns gibt´s jetzt schon soooo lange und das haben wir unseren Kunden und Investoren zu verdanken, die noch viel toller sind als wir!” Uff….

Was ist also die Leitidee dieses Jubiläums-Blogbeitrags?
“5 Jahre PICUS Communications – Mut zur Veränderung!”

Ich möchte heute über den Wandel sprechen. Als ich mich 2014 zur Selbstständigkeit entschied war mir klar, dass sich vieles ändern würde:
Keine regelmäßigen Zahlungseingänge mehr, dafür langwierige Akquise, aufgeschobene Projekte und jede Menge Bürokratie. Ich habe das Glück, dass mir Ungewissheit von meinen Reisen her sehr vertraut ist und keine Angst macht. Außerdem bin ich Berufsoptimistin. Ich sah für mich vor allem mehr Flexibilität in der Arbeitszeitgestaltung, mehr Entscheidungsfreiheit über das, was ich beruflich tun wollte und ich brachte viel Neugier mit, auf das, was eine Selbstständigkeit im Gepäck hat.

Der Sprung wurde abgefedert durch Kunden in meinem Umfeld, die mir den Schritt zutrauten. Menschen, die gute Erfahrungen mit mir gemacht hatten und für die es überhaupt nicht merkwürdig klang, dass ich “mein eigenes Ding” machen wollte. Für diese Unterstützung bin ich bis heute sehr dankbar.

Da noch eine weitere 5 mein Leben bestimmt (1968 geboren!) blicke ich auf einiges an Berufserfahrung zurück. In meinen Agenturjahren haben wir Pressetexte noch per Post und Fax verschickt. Hintergrundrecherche lief über Universitätsbibliotheken. Dann kam Internet für Alle und Social Media. Nun steht uns mit der Beschleunigung der Digitalisierung durch künstliche Intelligenz die nächste massive Veränderung der Arbeitswelt bevor. Ich frage mich, was dieser Wandel für meine Kunden bedeutet und wie ich mich und meine Leistungen verändern muss, damit ich Antworten liefere, auf die Herausforderungen der Zukunft.

Wenn ich über künstliche Intelligenz in der PR nachdenke, fallen mir eine Reihe von Tätigkeiten ein, die möglicherweise vor meinem Renteneintrittsalter von Computern erledigt werden. Die semantische Analyse ist heute schon so gut, dass zielgruppengerechte Pressetexte wohl auf absehbare Zeit von “R2D2” geschrieben werden können. Die Übersetzung in andere Sprachen übernimmt Google und Co.
Veranstaltungen finden online mit Hilfe von Virtual-Reality-Brillen in 3D- Konferenzräumen statt. Schön für´s Klima, weil weniger geflogen wird und mein Avatar sieht 20 Jahre jünger aus als ich! Aber was macht das mit mir, meinen Kunden, mit Journalisten, Ärzten und Patienten, wenn wir uns zunehmend in Welten bewegen, die nicht real sind? Mich treibt als Biologin auch die Frage um, wie unser Gehirn – das evolutionär noch nicht im Digitalen angekommen ist – damit zurechtkommt. Wir werden Techniken und neue Methoden am Arbeitsplatz brauchen, die uns im Gleichgewicht halten. Müssen wir nicht auch andere Wege der Kommunikation entwickeln, um uns neu zu organisieren? Ich empfinde eine gewisse innere Unruhe darüber, nicht abwarten zu wollen, wie sich die Dinge entwickeln. Ich möchte lieber mitgestalten. Da ist ein Prozess in Gang gekommen, für den ich noch mehr Raum und Zeit brauche. Dazu gleich mehr.

Spurwechsel – PICUS in der freien Redaktion

Dass ich in einer Lebensphase angekommen bin, in der sich für Frauen sehr viel verändert, habe ich oben bereits angedeutet. Ich habe den Stier bei den Hörnern gepackt und zu einem Wandel genutzt, bei dem mein Wissen als Biologin ebenso zum Einsatz kommt, wie meine Liebe zum Schreiben. Das online Magazin Lemondays richtet sich speziell an Frauen in den Wechseljahren. Ich bin mittendrin und als freie Redakteurin mit Begeisterung dabei.

Perspektivwechsel – PICUS im Sabbatical

Warum ich das Sabbatical für eine “Potenzialzeit” halte, die nicht nur Arbeitnehmern, sondern auch Arbeitgebern Vorteile bringt, habe ich einmal in einem Beitrag auf LinkedIn zusammengefasst. Dieser steht auch hier zum Download bereit. Meine Stammkunden kennen das Ritual schon, der PICUS muss alle 7 Jahre ausfliegen. Den eigenen Kulturkreis verlassen, den Kopf frei machen für frische Ideen, neue Eindrücke als Inspirationsquelle nutzen. Jetzt ist es wieder soweit. Auch das ist Veränderung. Ich tausche die Pumps gegen Trekking-Sandalen und den MINI gegen einen Land Rover. An Ostern 2019 geht es für ein Jahr Richtung Osten. Da ich das Schreiben auch in der Potenzialzeit nicht lassen kann, gibt es unsere Reisegeschichte im Autowanderer-Blog.

Platzwechsel – Gastautoren übernehmen den picus blog

Diese Neuigkeit erfüllt mich mit der größten Freude:
Persönlichkeiten mit speziellen Lebenswegen, aus meinem Netzwerk, bereichern den PICUS Blog mit ihren Innenansichten. Ich kann jetzt schon versprechen, dass Sie eine große Themenvielfalt erwartet. Freuen Sie sich also mit mir auf die nächsten Monate in denen Gastautoren an diesem Platz ihr Wissen und ihre Erfahrung mit Ihnen teilen.

Ab April 2020 bin ich wieder für Sie da.
Ich wünsche Ihnen bis dahin viel Mut zur Veränderung!

Ihre Heike Specht

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Der Tanz der Worte und wie man ihn choreografiert – Interviewtechnik

Erinnern Sie sich noch? Ein großer Raum, antiquiertes Interieur, leicht aufgeregtes Gelächter und unsicheres Gehabe. Man steht sich paarweise gegenüber und hofft, dass das was kommt für keinen schmerzhaft oder peinlich wird: Tanzstunde! Zu Anfang Fußtritte. Sie führt, weil er den Takt nicht hört. Gezerre und Gestolper. Aber es wird von Stunde zu Stunde besser.

Ein Lächeln mischt sich in die ernsten Mienen. Die Bewegungen werden runder. Während keiner von Beiden mehr wirklich daran glaubt, platzt plötzlich der Knoten und es fühlt sich an wie Fliegen!

Der Vergleich drängt sich Ihnen vielleicht nicht unmittelbar auf, aber zwischen dem klassischen Paartanz und dem journalistischen Interview gibt es eine ganze Reihe von Parallelen.

Das Interview ist eine kommunikative Disziplin
mit festen Regeln, 
die man erlernen kann. 

Ich schlage vor, dass wir uns dem Thema schrittweise nähern.
Gehen wir einmal davon aus, Ihr Unternehmen hat gerade eine Pressemitteilung verschickt. Diese wird von Journalisten als Gesprächseinladung interpretiert.

Aufforderung zum Tanz – Wer ist der Richtige?

Da Ihre Ressourcen begrenzt sind, werden Sie Interview-Anfragen priorisieren. Aber nach welchen Kriterien suchen Sie Ihren Partner aus? Machen Sie den folgenden Check: Erreiche ich mit diesem Medium direkt meine primären Zielgruppen? Kann die Zeitung oder Fachzeitschrift mit hohen Leserzahlen punkten? Schreibt der Journalist für eine Nachrichtenagentur, von der andere Medien ihre Inhalte beziehen? Ist das Medium in meinem Geschäftsbereich meinungsbildend oder gar meinungsführend? Entsteht hier ein Übersichtsartikel in dem die Konkurrenz zu Wort kommt, so dass es von Vorteil ist, selbst Position zu beziehen? Schon eine dieser Fragen mit “Ja” zu beantworten kann Grund genug sein, das Interview zu machen.

Das Warm-Up – Vorbereitung zum Aufeinandertreffen

Interviews sind eine sehr gute Gelegenheit, einem breiten Publikum die eigene Story zu erzählen.  Sie haben die Möglichkeit gezielt Botschaften zu setzen, die Ihnen wichtig sind. Aber dieser Austausch birgt auch Risiken. Dann nämlich, wenn Sie ohne Vorbereitung in das Gespräch gehen. Sprechen Sie mit dem Journalisten über sein Informationsbedürfnis. Wo möchte er in Bezug auf ihre Neuigkeiten in die Tiefe gehen? Was hat er möglicherweise nicht verstanden? Wenn möglich antizipieren sie Fragen zu diesem Themenkomplex, oder lassen Sie sich die Fragen aus der Redaktion im Vorfeld zusenden.

Die Schrittfolge im Geiste durchgehen – Kernbotschaften

Als nächstes formulieren Sie Kernbotschaften, die Sie selbst im Beitrag zu Ihrem Interview lesen oder hören möchten. Überlegen Sie sich, wie Sie von den Fragen eine Brücke hin zu diesen Kernbotschaften schlagen können. Sie kennen das Prinzip aus den Abendnachrichten. Nur, dass sich viele Politiker die Brücke schenken, sie sprechen einfach – egal welche Frage – über das was sie sagen wollen. Unsere Nachrichtenmoderatoren sind gut geschult, ihnen das nicht durchgehen zu lassen. Machen Sie es besser! Üben Sie! Und scheuen Sie sich nicht, in einer Unterhaltung ihre drei Kernaussagen immer wieder unterzubringen. Wiederholung ist ein guter Lehrmeister. Jetzt erkennen Sie auch, warum es eine gute Idee ist, das Interview nicht direkt bei der Anfrage zu machen, sondern sich Zeit für die Vorbereitung zu nehmen. Die meisten Journalisten haben zumindest ein paar Stunden bis zum Redaktionsschluss. Größere Beiträge lassen mehr Spielraum.

Ausgangsposition – Haltung annehmen

Interviews sind für Ungeübte Stress-Situationen. Also vermeiden Sie unnötigen Ärger durch unbequeme Stühle und schlecht sitzende Krawatten. Findet das Gespräch in Ihren Räumen statt, dann wählen Sie einen Ort, an dem Sie sich wohlfühlen. Müssen Sie an einen anderen Treffpunkt kommen, entscheiden Sie, ob Sie sitzen oder stehen wollen. Lassen Sie sich bei Filmaufnahmen die Einstellung zeigen. Achten Sie auf angemessene aber bequeme Kleidung.
Üben Sie den festen Stand
.

Den Takt halten – Die (Gesprächs-)Führung übernehmen

Jetzt kann der Tanz beginnen. Die größte Falle hierbei ist, dass Sie sich rein darauf konzentrieren auf die Frage zu antworten. Sie haben viele Fakten im Kopf, die Sie meinen, erläutern zu müssen. Sie wollen freundlich sein und füllen jede Gesprächspause mit Wortbeiträgen.  Alles nicht dramatisch, wenn Sie sich an folgendes erinnern: Sie sind der Spezialist in ihrem Fachgebiet und wissen daher immer deutlich mehr als ihr Gesprächspartner. Selektieren Sie und platzieren Sie Ihre Kernbotschaften. Beschreiben Sie Sachverhalte möglichst ohne Fremdworte in kurzen Sätzen. Bringen Sie Beispiele zur Erläuterung. Sprechen Sie wo es sich anbietet in Bildern. Bedienen Sie Emotionen.  Lassen Sie persönliche Erfahrung einfließen. All das ist deutlich spannender als Zahlen und Fakten. Machen Sie sich bewusst, dass Journalisten an Menschen und ihren Geschichten interessiert sind. Bleiben Sie gelassen, auch bei kritischen Fragen. Lächeln Sie freundlich, auch bei Telefoninterviews. Korrigieren Sie ihren Gesprächspartner, wenn seine Aussage falsch ist.

Haltung bewahren bis die Musik aus ist – Die Verabschiedung

Wer nicht regelmäßig Interviews gibt, verliert Konzentration und Anspannung, wenn der Journalist das Ende des Interviews signalisiert. Denken Sie daran, dass alles was Sie danach sagen ebenso im Beitrag erscheinen kann. Bleiben Sie beim Thema. Bieten Sie an, offen gebliebene Punkte oder weiteres Pressematerial nachzureichen. Journalisten haben keine Verpflichtung dazu, bieten im Print-Bereich aber häufig die Zitat-Freigabe an. Fragen Sie proaktiv danach. Notieren Sie sich außerdem den Erscheinungstermin des Beitrags. Printmedien schicken Ihnen auf Anfrage ein Belegexemplar.
Nehmen Sie sich die Zeit das Interview nachzuarbeiten. Welche Kernbotschaften hat der Journalist aufgegriffen? Aus welcher Aussage hat er die Headline abgeleitet? An welcher Stelle bin ich falsch verstanden worden? So lernen Sie aus Erfahrung und machen es beim nächsten Mal noch besser.

Wenn Sie diese Tipps beim nächsten Interview-Termin parat haben wollen, dann können Sie die PowerPoint-Präsentation dazu gerne hier herunterladen. Stöbern Sie noch im Bereich Downloads nach weiteren Empfehlungen.

Aus jahrelanger Erfahrung kann ich Ihnen sagen, dass die Theorie ein guter Anfang ist, besser wäre es allerdings, am konkreten Beispiel zu üben. Dazu können Sie gerne ein Medientraining buchen.

 

 

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Mantren zur Königsdisziplin Pressetext

Ich verrate hier etwas sehr persönliches: Meine Morgenroutine umfasst das Singen von Mantren. Das bringt mich positiv in den Tag. Wenn es später hektisch wird, kann ich mir das Gefühl wieder ins Gedächtnis rufen. Das gibt mir Gelassenheit und Energie für die Aufgaben die vor mir liegen.

Sie mögen sich jetzt zu Recht fragen, was das mit Public Relations zu tun hat. Ich sage es einmal so: Mantren sind Leitsätze, die sich bei häufiger Wiederholung in ihrer Bedeutung im Leben manifestieren. Als PR-Beraterin sehe ich es als meine Aufgabe an, meinen Kunden solche Leitsätze an die Hand zu geben.

In meiner Arbeit, nicht nur für mittelständische Unternehmen ohne eigene Kommunikationsabteilung, fallen mir wiederkehrend eine Reihe von Missverständnissen auf, wenn es um das Thema Pressetexte geht. Die folgenden Mantren sollen Hilfestellung sein, diese Herausforderung in Zukunft besser zu meistern.

“Ich habe eine konkrete Botschaft”

Die Motivation für den Pressetext ist sehr entscheidend. „Die Konkurrenz ist dauernd in den Medien und wir nie“, ist eine Beobachtung, aber kein Anlass. Gute Gelegenheiten, um auf die eigenen Stärken aufmerksam zu machen, sind unternehmerische Meilensteine wie etwa ein Neubau oder Firmenjubiläum, die Vergrößerung des Mitarbeiterteams (in einer strukturschwachen Gegend) oder Produktneuentwicklungen. Nicht mehr als drei kurze und prägnante Aussagen, die den eigenen Markenkern treffen und den Unterschied zur Konkurrenz ausmachen, sind der Grundstein für einen gelungenen Text. Beispiele belegen und beleben diese Aussagen. Wörtliche Rede unabhängiger Dritter erhöht nicht nur die Glaubwürdigkeit, sondern macht einen Text zudem emotionaler.

Ich spreche die Sprache meines Publikums”

Wann spricht uns ein Text an? Wenn er mich in meiner Lebenssituation abholt, auf meine Bedürfnisse einzahlt, mir konkrete Hilfestellung bietet, oder mein Bedürfnis nach Inhalten stillt. Daher sollten die Botschaften daraufhin abgeklopft werden, ob sie die Menschen, denen ich etwas mitzuteilen habe, auch erreichen. Dies erfordert einen Perspektiv-Wechsel, der anstrengend sein kann. Die Herausforderung wird umso größer, je vielfältiger das Publikum ist. Im Idealfall würde eine Nachricht an verschiedene Adressaten wie Investoren, Fach- oder Laienpublikum unterschiedlich sprachlich verpackt. Den Luxus verschiedener Pressemitteilungen zur selben Sache können sich aber nur wenige leisten. Daher müssen Kompromisse gefunden werden. Ein in Redaktionen willkommener Ansatz ist, den Inhalt der Meldung in leicht verständlicher Form zu Beginn zusammenzufassen.  Auch kurze, einfach formulierte Überschriften sind zwingend, denn die Redaktion entscheidet in Sekundenbruchteilen über die Relevanz einer Presse-Erklärung für ihre Leser. Unverständliches wird aussortiert.

Mein Pressetext ist eine Einladung zum Gespräch”

Ein „Aha!-Moment“ ist für so manchen die Erkenntnis, dass der Versand des Pressetextes nicht das Ende, sondern der Anfang der Kommunikation ist. Mit der Verbreitung einer Meldung signalisiere ich Journalisten, dass ich sie einlade, aktiv das Gespräch mit mir zu suchen. In einer Mitteilung von 400 bis 800 Worten kann das Thema, das dem Unternehmen so wichtig ist, selten in allen Facetten behandelt werden. Daher sollten Nachfragen von Journalisten gewünscht und nicht gefürchtet sein. Ein Presseaussand kann daher auch nur erfolgen, wenn im Nachgang Ansprechpartner aus dem Unternehmen verfügbar sind. Mein Rat ist, bereits parallel zur Entwicklung des Pressetextes mit einem schriftlichen Fragen- und Antworten-Katalog zu beginnen. Dies erfordert, sich in Journalisten hineinzuversetzen, um den Gesprächsverlauf zu antizipieren. Je nachdem wie viel Erfahrung im Umgang mit Medien besteht, ist spätestens jetzt der Zeitpunkt für ein Medientraining gekommen. Bei komplexen Sachverhalten, wie beispielsweise neuen klinischen Studien (um bei der Gesundheitskommunikation zu bleiben), tut man gut daran, anschauliches Material in Form von Grafiken, Bildern oder Schemazeichnungen bereit zu halten.

„Ich überlasse die Verbreitung meiner Nachricht nicht dem Zufall”

Kleine oder mittelständische Unternehmen haben selten hauseigene Verteiler mit Adressen von Redaktionen und Journalisten. Hierfür gibt es Dienstleister, die ihre Kontakte regelmäßig auf Aktualität überprüfen. Über die Zeit ist aber ein Netzwerk guter Kontakte zu den wichtigsten Fach-Medien des Kerngeschäfts, sowie zu Nachrichtenagenturen und regionalen sowie überregionalen Zeitungen hilfreich. Dieses Netzwerk lässt sich dadurch aufbauen, dass man den Kontakt in die Redaktion – insbesondere nach einem Presseaussand – proaktiv sucht. Dieses telefonische Nachfassen gehört zum Handwerk jeder PR-Beratung.

Darüber hinaus ist ein Pressebereich im online Unternehmensauftritt heute Standard. Dieser wird aber nur gefunden, wenn über die Mitteilung gesprochen wird. Social Media-Kanäle sind hilfreiche Werkzeuge, um die eigene Meldung auch online zu verbreiten.

„Ich analysiere und wachse an der Erfahrung”

Seitdem Information online überall und jederzeit verfügbar ist, kann sie auch gemessen werden. Zugriffszahlen auf die Originalmeldung, Verweildauer auf der Internetseite, Verbreitungsgrad bzw. Interaktion auf Social Media liefern wertvolle Informationen über die Reichweite der Meldung. Wichtig ist aber auch die inhaltliche Analyse der redaktionellen Beiträge. Bin ich richtig verstanden worden? Wurden meine Kernbotschaften übernommen? Welche meiner Aussagen wurden von den Medien als wichtig erachtet? All das kann helfen den Erfolg eines Presseaussands zu beurteilen. Evaluation ist sinnvoll, weil sie dem Lernen dient. Denn nach dem Pressetext ist vor dem Pressetext.

Diese Tipps gibt es kurz zusammengefasst als PowerPoint-Folien im Bereich Downloads.

Wären diese Mantren für Sie nichts als kalter Kaffee, hätten Sie sicher nicht bis zum Ende gelesen. Wenn Sie jetzt das Gefühl haben, ich sollte Ihnen vor der nächsten Pressemitteilung auf den Zahn fühlen und die Lücken schließen, dann nehmen Sie gerne Kontakt auf.

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Sieben Botschaften für den erfolgreichen Agentur-Pitch

Sie sind ungeliebt aber gehören zum PR-Alltag, Pitches um neue Kunden und Projekte. Anspruchsvoll in der Vorbereitung, Zeit- und Ressourcen-intensiv und allzu oft auf der Basis mangelhafter Kunden-Briefings haben sie sich zu wahren Kapitalfressern für Agenturen entwickelt. Selbst wer als Sieger aus dem Wettbewerb hervorgeht hat noch ein langes Tauziehen mit dem Einkauf sowie Marketing- und PR-Verantwortlichen vor sich, bis der Jahresetat steht. Von den geforderten kreativen Ideen ist bis dahin mangels Budget kaum noch etwas übrig. Trotz alledem ist man auch beim nächsten Mal wieder dabei. Umso wichtiger ist eine makellose Vorbereitung, damit sich der Aufwand am Ende rechnet.

Ich habe im Laufe der letzten zwei Jahrzehnte sowohl auf Agenturseite als auch in international tätigen Unternehmen gearbeitet und dabei zahllose Pitches erlebt. Mehr als einmal war ich überrascht was alles schiefgehen kann. Dramatisch ist, dass vieles davon vermeidbar wäre. Mein Eindruck ist, dass in der Vorbereitung die Unternehmensperspektive nicht immer berücksichtigt wird. Die folgende Checkliste fasst meine Erfahrungen zusammen.

Der Startschuss: Die Capabilities-Präsentation

Das „Schaulaufen“ mit bunten Bildern, Claims und Fallbeispielen gehört zwar zu jedem guten Prozess, für die beteiligten Kollegen auf Kundenseite ist dies allerdings eine erste große Herausforderung. Nach der dritten Präsentation grüßt täglich das Murmeltier. Keine Frage, Standardangaben wie Agenturgröße, Vernetzungsgrad und Erfahrung sind ein Muss, aber wenn die gewählten Fallbeispiele weder zur eigenen Branche noch zum angefragten Thema passen, gibt das bereits Abzüge. Schwerer noch wiegen Unaufmerksamkeiten, wenn z.B. bei der Anrede ein cut and paste übersehen wurde, so dass der Kunde für den zuletzt gepitcht wurde erkennbar ist.

Kernbotschaft Nr.1:
In der Kürze liegt die Würze.
Finales Korrekturlesen der Folien durch Kollegen, die sich nicht auf den Inhalt, sondern auf die Form konzentrieren, ist zwingend. Referenzen sollten für den Kunden und sein Thema relevant sein.

Erste persönliche Kontaktaufnahme:
Das telefonische Re-Briefing

Die Chancen die in einem ersten telefonischen Kontakt mit dem Kunden liegen werden meiner Erfahrung nach zu selten genutzt. Selbst wenn das Briefing so klar formuliert ist, dass keine Fragen offenbleiben (ein Idealfall der so häufig ist wie das Wandeln über Wasser), gibt dies die Gelegenheit abzuklopfen, ob man mit dem eigenen strategischen Ansatz auf dem richtigen Weg ist. Oft genug haben sich die Mitarbeiter in den Fachabteilungen des Kunden in der Zwischenzeit mehr Gedanken über das Projekt gemacht und haben proaktiv weitere Hintergrundinformationen anzubieten. Bis dahin hat man in der Regel eine Geheimhaltungserklärung unterschrieben und gelangt so an Fakten, die sonst unzugänglich bleiben.

Kernbotschaft Nr.2:
Das Angebot eines Re-Briefings als Chance annehmen und gegebenenfalls um einen Termin bitten, falls dieser im Prozess nicht vorgesehen ist. Das zeigt Engagement, Beratungskompetenz und positioniert das Agenturteam bereits zu dieser frühen Phase als Sparringspartner.

Der große Tag: Die Agenturpräsentation vor Ort

Kreativität gepaart mit Kompetenz wird erwartet, der Schwerpunkt bei der Bewertung durch die Unternehmen liegt nach meiner Erfahrung darüber hinaus in folgenden Bereichen:

Ich möchte die Menschen kennenlernen, mit denen ich täglich zusammenarbeite. Die Chemie im Team sollte stimmen.

Sehr häufig erlebt: Die Agentur präsentiert sich mit Geschäftsführer und branchenspezifischem Senior-Executive, die sich die rhetorischen Bälle zuwerfen. Die Wahrscheinlichkeit ist gering, dass ich beide als Kunde wiedersehe. Ich habe es im täglichen Leben mit dem Berater zu tun der die Präsentation erstellt hat, im Pitch aber nur zwei Folien präsentieren darf. Manchmal sind freie Mitarbeiter dabei die an der Strategie mitgearbeitet haben, die für das Projekt aber gar nicht zur Verfügung stehen. Abzüge gibt es auch, wenn nach kurzer Zeit klar wird, dass sich das Agenturteam in dieser Konstellation zum ersten Mal trifft. Die Chemie zwischen den Präsentierenden stimmt nicht, das Gefühl von Harmonie stellt sich nicht ein und Teilen des Teams fehlt massiv Hintergrundwissen.

Kernbotschaft Nr.3:
Im Gespräch sollten unbedingt die Talente viele Redebeiträge haben, die das Projekt im täglichen Austausch mit dem Kunden betreuen. Wenn es über die Account-Leads hinaus weitere Spezialisten gibt, wie z.B. ein Social-Media Team, dann können diese die Präsentation bereichern. Mein Tipp: Nachfragen wie viele Personen von Seiten des Kunden anwesend sein werden, so dass das Verhältnis zwischen Agentur und Kunde in etwa stimmt.

  • Ich kann erkennen, dass die Agentur meine Herausforderung verstanden hat.

  • Wenn die Situationsanalyse meine Fakten aus dem Briefing wortgenau auf einem Slide zusammenfasst, dann ist das eine Fleißaufgabe, aber keine strategische Leistung. In der Regel sind die Probleme weitaus vielschichtiger. Wer mit einer eigenen SWOT-Analyse aufwartet wird höchstwahrscheinlich auch mit seinem Maßnahmenpaket richtigliegen.

Kernbotschaft Nr.4:
Die Agentur die zeigen kann, dass sie durch eine eigene Bestandsaufnahme die Lücken im Briefing schließen kann, hat die Nase vorne.

Ich möchte gefordert werden, damit ich Beratungskompetenz live erlebe.

Zu einer guten Situationsanalyse gehört, die Maßnahmen die in Bezug auf das Projekt bisher unternommen wurden, unter die Lupe zu nehmen. Was ist gut, was kann verbessert werden. Man gewinnt einen Pitch nicht nur mit Zustimmung, sondern auch mit leichtem Gegendruck.

Kernbotschaft Nr.5:
Das Selbstbewusstsein zu haben auch einmal der Kundenperspektive zu widersprechen ist förderlich, solange es gute Argumente für die eigene Position gibt.

Die Agentur zeigt im Pitch die Professionalität die ich im Projekt erwarte.

Eigentlich selbstverständlich, aber trotzdem nicht alltäglich. Ich werde nur wenig Zeit für die Interaktion mit meinen Agenturpartnern haben, also zähle ich darauf, dass wir im vorgegebenen Zeitrahmen die anstehenden Aufgaben bewältigen. Dieses Zeitmanagement gilt auch für den Pitch. Wenn 90 Minuten vereinbart sind, sollte die Agentur nach 60 Minuten beim Thema Evaluation angekommen sein, damit Zeit für Diskussion bleibt. Zu guten Projektmanagement gehört ein nachvollziehbarer roter Faden. Wenn dieser schon in der Präsentation fehlt, befürchte ich für das Tagesgeschäft schlimmes.

Die Folien sind übersichtlich nach den gängigen Regeln gestaltet, das gesprochene Wort ergänzt die Bildsprache. Insbesondere Produktnamen des Kunden sind korrekt geschrieben. Die Kostenplanung beweist, dass Budgettreue selbstverständlich ist. Damit die kreativen Maßnahmen trotzdem Eingang in die Präsentation finden, wird das Budget in „Basispaket“ und „erweiterter Maßnahmenkatalog“ aufgeteilt.

Kernbotschaft Nr.6:
Der Kunde leitet aus der Pitch-Präsentation die Qualität der künftigen Zusammenarbeit ab. Daher besonderes Augenmerk legen auf Zeit- und Projektmanagement sowie Budgettreue.

Natürlich will ich auch Kreativität in der Maßnahmengestaltung sehen

Mehr als einmal habe ich es jedoch erlebt, dass die Antwort auf alle Fragen ein spezifisches Werkzeug ist, also eine Eigenentwicklung der Agentur oder ihrer Partner. Ein Pitch ist keine Verkaufsveranstaltung. Wenn das tool gut ist, kommt es zum Einsatz. Es taugt aber nicht als Vehikel, um einen Pitch zu gewinnen.

Insbesondere wenn der Kunde nachweislich Neuland betritt sind PR-Standardlösungen ein Fall für die Tonspur. Auf den Folien darf sich jetzt das Feuerwerk der Innovationen entzünden. Meine Kollegen und mich haben die Konzepte am meisten überzeugt, welche die Konkurrenz mitgedacht haben.

Kernbotschaft Nr.7:
Die vorgeschlagenen Maßnahmen sollten drei Fragen beantworten: A.Welche Taktiken unterscheiden mich von anderen im Markt und sind dabei aufmerksamkeitsstark? B.Welche Maßnahmen zahlen auf die Bedürfnisse meiner Kunden ein und holen diese in ihrer Lebenssituation ab? C.
Wie kann ich Beziehungen zu Anspruchsgruppen aufbauen und mit diesen in der PR zum gegenseitigen Nutzen zusammenarbeiten?

Wenn die Luft raus ist – Das De-Briefing

In Unternehmen die auf die Qualität ihrer internen Prozesse Wert legen ist der Einkauf verpflichtet die Bewertung der Agenturen innerhalb eines Pitches schriftlich festzuhalten. Mein Rat ist, diese Begründung bei einer Entscheidung gegen die Agentur einzufordern. Das ist zwar für beide Seiten unangenehm, zwingt aber die Unternehmen zur Sachlichkeit und gibt Ihnen die Möglichkeit aus einer Niederlage Einsichten zu gewinnen und Ihre Schlüsse daraus zu ziehen.

Ich hoffe, diese Innenansichten helfen bei der Vorbereitung auf den nächsten PR-Pitch und wünsche viel Erfolg!    
Suchen Sie einen Profi mit unverstelltem Blick auf Ihr Konzept? Wünschen Sie sich einen Probelauf vor Publikum mit Unternehmensblickwinkel? Dann  sprechen Sie mich gerne an!

 

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