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PR-Quickie: Die (elektronische) Pressemappe

„Schreib keine Pressetexte!“

Diesen Satz höre und lese ich immer wieder, von JournalistInnen, die als Coaches für Selbstständige tätig sind. Was etwa die von mir sehr geschätzte Marike Frick und ihre Kollegen damit sagen wollen ist: Vergebene Liebesmühe, Journalisten lesen keine Pressemitteilungen.

Was hingegen sehr wohl gelesen wird ist die Pressemappe. Grund genug, sich mit den wichtigsten Fragen rund um dieses PR-Basismaterial kurz zu befassen.

Für wen ist eine Pressemappe gedacht und welchen Zweck erfüllt sie?

Der Inhalt einer Pressemappe dienst Medienschaffenden als Hintergrundmaterial, wenn sie sich mit dir als Person, deinem Produkt bzw. deiner Dienstleistung oder mit dem Thema beschäftigen, in dem du Expertenstatus hast. Eine Pressemappe ist kein Einstiegs-Tool für den Erstkontakt in die Redaktion. Vielmehr sendest du diese gezielt dem Journalisten, Online-Redakteur oder Blogger, der bereits Interesse an einem Austausch mit dir signalisiert hat. Du hast sie also idealerweise bereits erstellt, bevor du den Kontakt zu den Medien suchst.

Welche Inhalte sind für die Pressemappe geeignet?

Im Detail ist die Antwort auf diese Frage natürlich sehr individuell, aber grundsätzlich ist eine Pressemappe einer Bewerbungsmappe ähnlich. Sie sollte dem Journalisten in aller Kürze den Eindruck vermitteln, dass hier nicht nur geballte Kompetenz zu erwarten ist, sondern, dass er es darüber hinaus mit einer interessanten Persönlichkeit zu tun hat. Die wichtigsten Inhalte sind folgende:

  1. Porträt – Auf nicht mehr als einer Seite fasst du als Fließtext deinen Werdegang zusammen und erwähnst alles, was dich als Person für Journalisten interessant macht, also beispielsweise besondere Fähigkeiten, Auszeichnungen, Preise oder Rankings. Hier kannst du auch erwähnen, wenn dir außergewöhnliches widerfahren ist, oder du überraschendes getan hast, um an dein Ziel zu kommen.
  2. Backgrounder – Je nachdem womit du dich im Business beschäftigst, kann das z.B. eine Beschreibung deiner Dienstleistung sein – wobei du aufzeigen solltest, was dich von anderen in der Branche unterscheidet. Wenn du Produkte vertreibst, kannst du Details beschreiben, die im besten Falle neu, einzigartig und überzeugend sind. Bist du vielleicht Autor? Dann ist der Backgrounder der Raum, in dem du über dein neues Buch sprichst.
  3. Fact Sheet – Größere Unternehmen bringen auf dieser Seite die wichtigsten Kennzahlen unter und/oder präsentieren die Firmengeschichte in Jahreszahlen. Wenn du dein Produkt selbst entwickelt hast, kannst du in einem Fact Sheet beispielsweise Meilensteine auf dem Weg von der Idee bis zur Marktreife skizzieren.
  4. Interview – Ist es dir beim Erstkontakt darum gegangen, dich als Experten für ein bestimmtes Thema zu positionieren, dann kannst du diese Karte ausspielen. Dazu überlege dir Fragen, die dein Themengebiet auf anschauliche Weise einem breiten Publikum (bzw. den Lesern der Zeitung oder Fach-Zeitschrift die du im Blick hast) zugänglich machen. Während du diese Fragen beantwortest, berücksichtigst du folgendes: Wie lässt sich mein ansonsten vielleicht trockenes Thema lebendig darstellen? Wodurch kommt meine Expertenkenntnis am meisten zum Tragen? Wie kann ich komplexe Sachverhalte einfach darstellen? Welche Beispiele und Analogien aus dem Alltag fallen mir ein, um das Verständnis beim Leser zu erhöhen? Wie kann ich positive Emotionen auslösen?
  5. Infografiken und Skizzen – Viele Selbstständige sind Innovatoren. Was sie tun, ist für die Allgemeinbevölkerung nicht immer leicht zu verstehen, weil sie über spezielle Fachkenntnis verfügen. Journalisten erleichtert es die Arbeit erheblich, wenn übersichtliche Grafiken deine Prozesse oder Denkmodelle auf einfache Art verdeutlichen oder Kennzahlen zusammenfassen. Das ermöglicht dem Redakteur außerdem, nach einem Gespräch mit dir, das gehörte noch einmal für sich zu sortieren.
  6. Bilder und Videoaufnahmen – Ein Bild sagt mehr als 1000 Worte, das gilt selbst für die Tageszeitung. Heute kommt kaum ein Artikel ohne begleitendes Bildmaterial aus, weil wir Menschen nun einmal von visuellen Reizen besonders angesprochen werden. Wenn du also möchtest, dass der Artikel der über dich geschrieben wurde auch gelesen wird, dann verzichte nicht auf Bildmaterial. Das sollten auf jeden Fall Porträtfotos von dir sein, aber auch Aufnahmen deiner Produkte. Bilder von deinem Business “in action” oder “behind the scenes” eignen sich ebenfalls gut. Beschränke dich auf etwa 5 Bilder in jeweils 300 dpi Auflösung.
    Bei online-Medien helfen natürlich auch Videos. Bist du Künstler oder Musiker? Dann füge Ausschnitte eines gelungenen Auftritts bei. Denke hier daran, dass Redakteure sehr wenig Zeit haben. Sie werden sich keinen Mitschnitt von 90 Minuten ansehen. Suche die entscheidenden 2 Minuten aus, in denen das Publikum so richtig durch die Decke ging.
  7. Datei-Anforderungsbogen und Kontaktdaten – Ein Klassiker unter den Fehlern bei Pressemappen ist, nirgendwo Kontaktdaten anzugeben. Das Kontaktformular lässt sich ideal mit dem Datei-Anforderungsbogen verbinden, mit dem ein Redakteur bei Bedarf weiteres Material bestellen kann. Wenn du  Rezensionsexemplare abzugeben hast, Produktproben verschickst, Originalliteratur existiert, bei der du als Autor gelistet bist, dann sind dies alles Punkte, die du auf einem Formular auflisten kannst, mit Kästchen zum Ankreuzen, mit Angabe einer Faxnummer oder E-Mail-Adresse, unter der diese Dinge bestellt werden können. Das ist ein guter Trick, um zu verhindern, dass deine Pressemappe zu dick wird. Alles was unterstützt, aber es nicht in die primäre Auswahl geschafft hat (also auch weitere Bilder, Grafiken oder Videos) kannst du hier aufnehmen.
Elektronische Pressemappe oder doch Printexemplare?

Heute stellt sich diese Frage eigentlich kaum noch, denn die meisten Redaktionen sind froh, wenn kein Papier mehr ihre Schreibtische flutet. Bei der elektronischen Variante solltest du darauf achten, dass du die Dateien in einem Format versendest, das von Standardprogrammen gelesen werden kann, also beispielsweise PDF für Text und JPG für Bilder. Reduziere die Größe der einzelnen Dateien, damit die Mail mit dem entsprechenden Anhang nicht als unzustellbar zurückkommt. Unter 10 MB ist eine Datenmenge, die von den meisten Unternehmen als Anhang noch toleriert wird.

Wie biete ich die Pressemappe an?

Wenn du aktiv Pressearbeit betreibst, dann lohnt es sich auf deiner Internetseite eine Rubrik einzuführen die „News“, „Media“, „Presse“, „Journalisten“ oder ähnlich heißt. Hier kannst du die elektronische Pressemappe proaktiv zum Download anbieten.Wenn du keinen eigenen Internetauftritt hast, aber beispielsweise über Social Media-Kanäle verfügst, kannst du die Pressemappe auch dort bewerben und bei einem Drittanbieter, wie etwa Dropbox, zum Download hinterlegen.
Was ich alternativ empfehle ist, auf deiner Internetseite deine Pressemappe auf Anfrage anzubieten. Das ist zwar für den Redakteur ein Schritt mehr hin zur Information die er sucht. Für dich hat das allerdings den Vorteil, dass du auf diese Weise eine erste Chance zur Kontaktaufnahme per Mail hast. Außerdem solltest du etwa 4 Tage nach dem Versandt telefonisch nachfassen, um zu zeigen, dass du echtes Interesse an einem Austausch mit dem Journalisten hast.

Brauchst du Unterstützung bei der Erstellung von Texten für deine Pressemappe?
Kann ich dir bei der Auswahl der Inhalte helfen?
Wünschst du dir ein Interview als festen Bestandteil und weißt nicht, wie du es anstellen sollst?
Dann sprich mich gerne an. Ich habe zu einer großen Bandbreite an Themen – von C wie Cannabis bis W wie Wechseljahre – Inhalte für Pressemappen erstellt.

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PR-Quickie: Feste feiern wie sie fallen

Ein Geburtstag ist doch wunderbar und die Wenigsten möchten diesen Tag in Stille ganz alleine verbringen. Wir laden Freunde ein, verwöhnen die Lieben mit allerlei Leckereien und sorgen für eine entspannte Atmosphäre. Als Gast bringen wir Geschenke mit und spenden gute Wünsche, um unsere Freude darüber auszudrücken, dass die Person in unserem Leben ist. Wir schätzen das Geburtstagskind für seine Fähigkeiten, Werte und Eigenschaften und nutzen den Ehrentag, um dies vor anderen zu zeigen.

Warum also sollten wir es im Business anders machen?
Das Firmenjubiläum, der Geburtstag eines unserer Produkte, der 1000. Kunde oder die 1000000. Produktion einer Ware sind Gelegenheiten, für die wir uns feiern können. Nicht nur, weil wir zu Recht mächtig stolz auf das Erreichte sind, sondern weil von diesen Zahlen eine kraftvolle Botschaft ausgeht: Seht her, ich bin etabliert! Wir tun was wir tun, weil wir es können! Wir haben die Erfahrung das zu machen, wofür unsere Kunden uns schätzen!

Beim Anlass über das Offensichtliche hinausdenken

Für unsere schöne neue Social-Media-Welt gilt das Gleiche: Du hast den 100. Blogbeitrag geschrieben, den 3333. Insta-Post abgesetzt, 1000 Follower erreicht, das 2000. Mitglied in deiner Facebook-Gruppe begrüßt? Das alles sind Gründe für eine öffentliche Bekanntmachung. Es zeigt, dass du wahrgenommen wirst, dich aus der Masse hervorhebst, vielleicht sogar zum Influencer avancierst. Das macht dich nicht nur für Kunden, sondern auch für Kooperationspartner, potentielle Sponsoren oder Investoren sehr attraktiv.

Ich plädiere dafür uns zu feiern, weil wir damit auch anderen die Chance geben, Stellung zu uns zu beziehen. Wer feiert wird belobigt. Ein fremdes Urteil zählt in den Augen der Öffentlichkeit sehr viel mehr als jede eigene Beteuerung. Schon das allein ist Anlass genug.

Deine Geschichte erzählen – Rückschau und Ausblick zugleich

Bei Firmenjubiläen geht es nicht nur um Historie, sondern auch darum den Meilenstein als Ankerpunkt zur Selbstreflexion zu nutzen. Welche Werte sind uns wichtig? Wofür stehen wir als Solo-Selbstständige oder Unternehmer? Was ist unser Beitrag für die Gesellschaft? Was wollen wir als nächsten Meilenstein erreichen? Auf welche Veränderungen stellen wir uns ein? Wie reagieren wir auf Erfordernisse des Marktes und der Politik? Antworten die sich daraus ergeben sind nicht nur spannend für das Unternehmen und seine Mitarbeiter, sondern auch für die Medien. Arbeite diese Themen multimedial auf, vielleicht mit einer Videobotschaft, mit Infografiken als Zeitreise oder auch Podcast-Interviews. Journalisten lieben diese Geschichten, je persönlicher, authentischer, emotionaler, umso besser.

Wie Gäste deine Party mitgestalten – Aufmerksamkeit steigern

Also raus ins Rampenlicht und zwar mit beiden Beinen! Möglichkeiten dazu gibt es so viele wie Unternehmensformen.

  • Der klassische Weg für Firmen die etwas „herzuzeigen“ haben ist die Party auf dem Firmengelände. Hier können Familienangehörige der Mitarbeiter, Kunden, Kooperationspartner, Dienstleister, Nachbarn, wichtige Persönlichkeiten der Stadt, Politiker und Journalisten aus erster Hand erfahren, wie Innovationen entstehen und welche fähigen Köpfe hinter deren Entwicklung stecken. Aber nicht jedes Gewerbe bietet sich dafür an.
  • Im Fall eines Coaches, Buchautors oder Maklers beispielsweise ist schon mehr Kreativität gefragt. Hier hilft es, sich eine Jubiläums-Aktion zu überlegen und diese als Aufgabe in die Community zu tragen, damit deren Kreativität der Idee Flügel verleiht. Du kannst zum Beispiel dazu aufrufen, zu einem Thema Beiträge einzureichen, das mit deinem Unternehmenszweck untrennbar verbunden ist. Wenn das Format nicht vorgegeben wird, verfügst du mit Glück und ein bisschen Promotion danach über Videos, Podcast-Beiträge, Blogposts und Fotos, die du im Laufe des Jubiläumsjahres über deine Kanäle verteilen oder zu Freebies bündeln kannst.
  • Um die Teilnahme an Mitmachaktionen anzukurbeln, bietet es sich an Gutscheine für deine Tätigkeit auszuloben. Je nachdem wie kreativ die Aufgabe gelöst wird, gehen die Beiträge vielleicht sogar viral. Dann hast du jede Menge Publicity ohne großen eigenen Einsatz. Das ist allerdings ein zweischneidiges Schwert, denn gerade Challenges gehen gerne auch mal nach hinten los. Also Obacht bei der Themenwahl!

Alter Hut aber immer noch wirksam: Tue Gutes und rede darüber

  • Natürlich kannst du mit deinem Grund zum Feiern auch Verkäufe ankurbeln. Dazu eignen sich Rabatt-Aktionen, Jubiläums-Gutscheine, Gewinn-Spiele oder Verlosungen.
  • Diese kannst du beispielsweise mit einer Spendenaktion kombinieren, die auf die Werte einzahlt, für die dein Business einsteht. So könntest du etwa festlegen, dass von jedem Euro der in einem bestimmten Zeitraum für deine Leistungen eingeht, 25 Cent einem vordefinierten Zweck zufließen. Das ist eine weitere Gelegenheit in Zusammenarbeit mit dem Spendenpartner an Medien heranzutreten und schafft Aufmerksamkeit.
  • Eine andere Variante, um dich und dein Business ins Gespräch zu bringen, ist ein Jubiläumspreis. Hierbei wird z.B. der Nachwuchs in deinem Bereich, etwa Künstler, Autoren, Wissenschaftler oder auch Ingenieure aufgefordert, sich auf eine Auszeichnung zu bewerben, die du als Veranstalter auslobst. Das muss kein Preisgeld sein. Eine Urkunde genügt, solange du die Preisverleihung mit Pressearbeit kombinierst.

Dein Netzwerk vergrößern

Du siehst, deiner Kreativkraft sind keine Grenzen gesetzt, solange du dein Budget und deine Ressourcen im Auge behältst. Achte außerdem darauf, dass du bei deinen Aktionen möglichst intensiv mit deinen wichtigen Zielgruppen interagierst. Auch auf deinem Geburtstagfest stehst du ja selten am Rand und beobachtest was passiert. Im Gegensatz zu deinem Geburtstag kommen bei deiner Business-Feier aber auch Gäste, die du noch gar nicht kennst. Denke bei der Planung deiner Maßnahmen also mit, wo sich Chancen bieten, um dein Netzwerk zu vergrößern, vom Newletter-Abonnenten bis hin zum zufriedenen Käufer der eine Rezension hinterlässt.

“Was ich damit sagen will: Vergiss auch bei deinem Jubliäums-Feuerwerk der Maßnahmen nie den call to action, also den Aufruf (in deinem Sinne) zu handeln.”

Aller Anfang ist auch der Rede wert

Es muss übrigens nicht nur der 100. Jahrestag oder ein zahlenmäßiger Superlativ sein. Denn wir feiern ja auch mit Hingabe die Geburt eines Kindes. Ein neues Produktbaby braucht manchmal länger als 9 Monate bis es das Licht der Welt erblickt und ist ebenso intensiv in der Vorbereitung. Also sei mutig und stelle deine Neulinge der Welt vor. Mach NEUgierig auf das was da kommt, indem du häppchenweise Informationen dazu preisgibst. Setze verschiedene Personen (Kunden, Blogger, Influencer) als Testimonials ein, die über ihre Erfahrungen berichten. Das steigert das Verlangen schon vor der Verfügbarkeit.

Mein persönlicher Trick, um mich zu motivieren geplante Projekte wirklich in die Tat umzusetzen ist übrigens, dass ich darüber möglichst frühzeitig spreche.
Und so erzähle ich euch heute zum Abschluss von meinem neuen Social-Media Baby – Als @heidimetzmeier habe ich kürzlich meinen Autoren-Account auf Instagram eröffnet. Ich freue mich, wenn ihr mir dort folgt und meine Abenteuer-Reise hin zum ersten druckfähigen Buch begleitet. Ich habe den Vorsatz dieses als Self-Publisher herauszubringen. Spannend kann ich euch sagen!

Bleibt sommersonnenfröhlich

Eure

Heike

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Vier sichere Wege, um in die Medien zu kommen

Zugegeben, die wenigsten Dinge im Leben sind sicher, aber über die Headline habe ich eines erreicht: Du bist neugierig geworden. Journalisten geht es nicht anders. Sie bekommen mehrere hundert Emails am Tag und müssen in Bruchteilen einer Minute entscheiden, ob der Inhalt für ihre Leser relevant ist. Du kannst ihnen dabei helfen.
Mit diesen vier Tipps zeige ich dir wie.

Das richtige Medium auswählen

Die erste Frage die du dir stellen musst ist: Wo treffe ich die Menschen an, die ich mit meinen Botschaften  erreichen will? Oder anders gesagt: Was lesen meine Kunden? In Deutschland gibt es neben einer ausgeprägten Zeitungslandschaft eine Vielfalt an Zeitschriften für teils eng umgrenzte Interessengebiete, von A wie Auto bis Z wie Zen. Dazu kommen Fachzeitschriften für unterschiedliche Disziplinen wie z.B. Medizin, Forschung oder Technik. Es ist sinnlos einen Artikel über Autos einem Magazin vorzuschlagen das Backrezepte druckt. Klingt logisch, kommt aber immer wieder vor. Der sogenannte „Verteiler“ für die Aussendung der Medieninformation ist eine Gießkanne. Es besser zu machen erfordert einiges an Rechercheaufwand, der sich im Ergebnis aber lohnt.

Helfen statt zu nerven

Stell dir folgendes vor: Eine gute Fee begegnet einem Journalisten und gewährt ihm einen Wunsch. Was glaubst du antwortet er? Meine Vermutung ist, „mehr Zeit für meine Artikel.“ Journalisten leiden chronisch unter Zeitmangel, für die Recherche ebenso wie für den Beitrag. Darüber hinaus müssen sie sich permanent in neue Themengebiete einarbeiten. Heute ein Artikel über Viren, morgen über Venenleiden. Das heißt, sie können in einem Thema nie so tief drinstecken wie ein Experte. Sie sind also auf die Unterstützung von Menschen angewiesen, die sich auskennen. Das ist deine Chance! Biete dich als Experte auf deinem Themengebiet an. Aber Vorsicht, Falle: Faktenwissen ist zwar wichtig, aber damit alleine überzeugst du keinen Journalisten, denn:

“Journalisten suchen vor allem Geschichten die ihre Leser fesseln.”

Gute Geschichten machen neugierig, überraschen mit unerwarteten Wendungen, sind emotional und bauen einen Bezug zum Leben der Leser auf. Sie sind ganz sicher keine Aneinanderreihung von Marketing-Botschaften über ein Produkt. Frage dich also, wie du deine persönliche oder Unternehmens-Geschichte zu einem Leser-Erlebnis machst. Welche Hürden hast du genommen, um zum Erfolg zu kommen? Es geht um Erfahrungen, weniger um Eigenschaften. Ich gebe dir ein Beispiel: Wer heute über Autos schreibt nutzt selten die Begriffe Beschleunigung oder Spritverbrauch. Artikel über Fahrzeuge sprechen von Sicherheit der Familie oder dem Spaß im Urlaub. Wenn du Journalisten mit deiner Geschichte in ihrer Arbeit entlastest, werden sie dir mit Interesse zuhören, statt dich genervt loswerden zu wollen.

Zeigen, dass du „einer von ihnen“ bist

Journalisten schreiben nicht zum Selbstzweck. Sie sind von den Geschichten die sie erzählen häufig nicht einmal betroffen. Was bedeutet das? Ein Journalist trägt die Brille seiner Leser. Er versetzt sich in die Lage der Menschen, die seine Zeitung, Zeitschrift oder online-Publikation abonnieren. Für dich bedeutet das, dich mit dem Medium auseinanderzusetzen. Du weißt inzwischen, welche Medien deine Kunden lesen (Punkt 1 in dieser Liste). Frage dich also, welche Bedürfnisse diese Menschen haben. Wie kannst du diese befriedigen? Kannst du z.B. ein Problem lösen das die Leser umtreibt?

Leser springen selten wie Bienen von einer Blüte zur anderen. Sie fühlen sich ihrem Medium verpflichtet, mit dem sie gemeinsame Werte teilen. Für welche Werte stehst du? Gibt es hier Anknüpfungspunkte? Wie passt deine Dienstleistung oder dein Produkt in dieses Bild? Aktuelle Stichworte wären beispielsweise Nachhaltigkeit, ökologisches Bewusstsein, Gleichberechtigung oder soziale Verantwortung.

Leser fühlen sich bei einem Medium gut aufgehoben, das ihre Sprache spricht. Daraus ergibt sich, dass einheitlich formulierte Pressetexte die an hunderte Redaktionen gleichzeitig verschickt werden nur selten gelesen werden. Es sei denn es handelt sich um Revolutionen ihres Bereichs, die das Leben der Menschen auf grundlegende Weise verändern. Das ist zugegeben rar.

Ausnahmen von dieser Regel stellen Fachzeitschriften dar. Fachjournalisten sind explizit an Ergebnissen aus der wissenschaftlichen Forschung und Entwicklung interessiert. Aber auch hier gilt: Selbst wenn Fachjournalisten ein Spezialgebiet haben – in dem sie sich sehr gut auskennen – eine Fachbegriff-Schlacht ist unangebracht. Die Essenz der Veröffentlichung sollte für jeden verständlich formuliert sein.

Wenn dich das Thema Pressetexte intensiver beschäftigt, dann empfehle ich dir meinen Blogbeitrag „Mantren zur Königsdisziplin Pressetext“.

Einen Anlass haben

Eines ist bis hierhin wahrscheinlich deutlich geworden: Du kannst viel verbrannte Erde hinterlassen, wenn du Journalisten ihre Zeit stielst. Es gilt der viel zitierte Grundsatz, „keine zweite Chance für einen guten ersten Eindruck.“ Kommuniziere mit Journalisten, wenn du wirklich etwas zu sagen hast. Der Anlass kann aus dem Unternehmen selbst geboren sein, wie z.B. die offizielle Eröffnung bei Firmengründung oder ein Jubiläum. Die Aufmerksamkeit wird in diesem Fall natürlich lokal begrenzt sein, schafft dafür aber Möglichkeiten nicht nur die Lokalredakteure der Zeitungen, sondern auch von Rundfunk und Fernsehen einzuladen.

Wenn du mit deiner Geschichte in die Medien kommen willst, dann verbinde sie mit Anlässen die zum Thema passen. Das kann eine bestimmte Jahreszeit oder ein Feiertag sein (z.B. besinnliche Weihnachten oder der Tag der Arbeit). Es gibt auch nationale wie internationale Aktionstage (z.B. Valentinstag oder Muttertag). Schließlich sind fixe Tage, Wochen oder gar Monate im Jahr einem bestimmten Thema gewidmet, um die Aufmerksamkeit dafür zu erhöhen. So gibt es z.B. für verschiedene Krankheiten Aktionstage, um auf das Schicksal und die Bedürfnisse der Menschen mit diesen Krankheiten aufmerksam zu machen. Journalisten sind immer auf der Suche nach Menschen – Beispielen – die zu diesen Anlässen passen. Das kannst du nutzen.

Wenn deine Geschichte gereift ist, suche den direkten Kontakt zum Journalisten in der Redaktion. Da ein Telefonat den Ungeübten meist Schweißperlen auf die Stirn treibt, kannst du zur Alternative Email greifen. Zuvor solltest du allerdings die Adresse recherchiert haben, denn die allgemeinen „Briefkästen“ der Redaktionen die mit info@, kontakt@ oder redaktion@ anfangen sind ein schwarzes Loch. Jetzt brauchst du noch eine Betreff-Zeile, die zum Klick führt und dann „ab die Post!“

Das Beste zum Schluss

Du hast bis hierhin gelesen, daher beschäftigt dich das Thema offenbar intensiv. Wenn du zum Team „Pressearbeit selber machen“ gehörst, dann habe ich zwei Empfehlungen für dich (unbezahlte Werbung):

  • Marike Frick hält auf ihrer Plattform „Was Journalisten wollen“ sehr viele praktische Tipps bereit. Auf ihrem YouTube Kanal plaudert sie locker aus ihrem journalistischen Nähkästchen.
  • Angela Löhr bietet in ihrer Schreibwerkstatt zum Beispiel Kurse über „griffige Headlines“ an.

Falls du jedoch denkst: „Ich gebe die Kompetenz Public Relations lieber an einen Profi ab, weil ich mich so besser auf mein Kerngeschäft konzentrieren kann“, dann bist du bei mir richtig.

Ich schaue mir an wo du in Sachen Außendarstellung stehst und wir überlegen gemeinsam, wie die nächsten Schritte aussehen können. Nimm dazu gerne Kontakt auf.

Du möchtest zuerst mehr über mich erfahren? Dann empfehle ich dir einen Blick  in die Rubrik „so arbeite ich“.

Viel Erfolg bei deinen Projekten wünscht dir

P.S.: Dir als aufmerksamem PICUS-Blog Leser ist sicher aufgefallen, dass ich vom „sie” zum „du” übergegangen bin. Mir fällt es jetzt viel leichter einen Bezug zu dir und deinen täglichen kommunikativen Herausforderungen aufzubauen. Ich möchte gerne mit dir in einen Dialog kommen. Das heißt aber nicht, dass ich im realen Umgang auf professionelle Etikette verzichte. Ich halte es, wie es für meine Kunden angenehm ist. Ob „Sie”, „Sie und Vorname” oder „Du” macht für mich keinen Unterschied. Wenn ich für Sie arbeite, sind wir ein starkes Team.

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Interviews geben: Beim Tanz der Worte die Führung übernehmen

Erinnern Sie sich noch? Ein großer Raum, antiquiertes Interieur, leicht aufgeregtes Gelächter und unsicheres Gehabe. Man steht sich paarweise gegenüber und hofft, dass das was kommt für keinen schmerzhaft oder peinlich wird: Tanzstunde! Zu Anfang Fußtritte. Sie führt, weil er den Takt nicht hört. Gezerre und Gestolper. Aber es wird von Stunde zu Stunde besser.

Ein Lächeln mischt sich in die ernsten Mienen. Die Bewegungen werden runder. Während keiner von Beiden mehr wirklich daran glaubt, platzt plötzlich der Knoten und es fühlt sich an wie Fliegen!

Der Vergleich drängt sich Ihnen vielleicht nicht unmittelbar auf, aber zwischen dem klassischen Paartanz und dem journalistischen Interview gibt es eine ganze Reihe von Parallelen.

Das Interview ist eine kommunikative Disziplin
mit festen Regeln, die man erlernen kann. 

Ich schlage vor, dass wir uns dem Thema schrittweise nähern.
Gehen wir einmal davon aus, Ihr Unternehmen hat gerade eine Pressemitteilung verschickt. Diese wird von Journalisten als Gesprächseinladung interpretiert.

Aufforderung zum Tanz – Wer ist der Richtige?

Da Ihre Ressourcen begrenzt sind, werden Sie Interview-Anfragen priorisieren. Aber nach welchen Kriterien suchen Sie Ihren Partner aus? Machen Sie den folgenden Check: Erreiche ich mit diesem Medium direkt meine primären Zielgruppen? Kann die Zeitung oder Fachzeitschrift mit hohen Leserzahlen punkten? Schreibt der Journalist für eine Nachrichtenagentur, von der andere Medien ihre Inhalte beziehen? Ist das Medium in meinem Geschäftsbereich meinungsbildend oder gar meinungsführend? Entsteht hier ein Übersichtsartikel in dem die Konkurrenz zu Wort kommt, so dass es von Vorteil ist, selbst Position zu beziehen? Schon eine dieser Fragen mit “Ja” zu beantworten kann Grund genug sein, das Interview zu machen.

Das Warm-Up – Vorbereitung zum Aufeinandertreffen

Interviews sind eine sehr gute Gelegenheit, einem breiten Publikum die eigene Story zu erzählen.  Sie haben die Möglichkeit gezielt Botschaften zu setzen, die Ihnen wichtig sind. Aber dieser Austausch birgt auch Risiken. Dann nämlich, wenn Sie ohne Vorbereitung in das Gespräch gehen. Sprechen Sie mit dem Journalisten über sein Informationsbedürfnis. Wo möchte er in Bezug auf ihre Neuigkeiten in die Tiefe gehen? Was hat er möglicherweise nicht verstanden? Wenn möglich antizipieren sie Fragen zu diesem Themenkomplex, oder lassen Sie sich die Fragen aus der Redaktion im Vorfeld zusenden.

Die Schrittfolge im Geiste durchgehen – Kernbotschaften

Als nächstes formulieren Sie Kernbotschaften, die Sie selbst im Beitrag zu Ihrem Interview lesen oder hören möchten. Überlegen Sie sich, wie Sie von den Fragen eine Brücke hin zu diesen Kernbotschaften schlagen können. Sie kennen das Prinzip aus den Abendnachrichten. Nur, dass sich viele Politiker die Brücke schenken, sie sprechen einfach – egal welche Frage – über das was sie sagen wollen. Unsere Nachrichtenmoderatoren sind gut geschult, ihnen das nicht durchgehen zu lassen. Machen Sie es besser! Üben Sie! Und scheuen Sie sich nicht, in einer Unterhaltung ihre drei Kernaussagen immer wieder unterzubringen. Wiederholung ist ein guter Lehrmeister. Jetzt erkennen Sie auch, warum es eine gute Idee ist, das Interview nicht direkt bei der Anfrage zu machen, sondern sich Zeit für die Vorbereitung zu nehmen. Die meisten Journalisten haben zumindest ein paar Stunden bis zum Redaktionsschluss. Größere Beiträge lassen mehr Spielraum.

Ausgangsposition – Haltung annehmen

Interviews sind für Ungeübte Stress-Situationen. Also vermeiden Sie unnötigen Ärger durch unbequeme Stühle und schlecht sitzende Krawatten. Findet das Gespräch in Ihren Räumen statt, dann wählen Sie einen Ort, an dem Sie sich wohlfühlen. Müssen Sie an einen anderen Treffpunkt kommen, entscheiden Sie, ob Sie sitzen oder stehen wollen. Lassen Sie sich bei Filmaufnahmen die Einstellung zeigen. Achten Sie auf angemessene aber bequeme Kleidung.
Üben Sie den festen Stand.

Den Takt halten – Die (Gesprächs-)Führung übernehmen

Jetzt kann der Tanz beginnen. Die größte Falle hierbei ist, dass Sie sich rein darauf konzentrieren auf die Frage zu antworten. Sie haben viele Fakten im Kopf, die Sie meinen, erläutern zu müssen. Sie wollen freundlich sein und füllen jede Gesprächspause mit Wortbeiträgen.  Alles nicht dramatisch, wenn Sie sich an folgendes erinnern: Sie sind der Spezialist in ihrem Fachgebiet und wissen daher immer deutlich mehr als ihr Gesprächspartner. Selektieren Sie und platzieren Sie Ihre Kernbotschaften. Beschreiben Sie Sachverhalte möglichst ohne Fremdworte in kurzen Sätzen. Bringen Sie Beispiele zur Erläuterung. Sprechen Sie wo es sich anbietet in Bildern. Bedienen Sie Emotionen.  Lassen Sie persönliche Erfahrung einfließen. All das ist deutlich spannender als Zahlen und Fakten. Machen Sie sich bewusst, dass Journalisten an Menschen und ihren Geschichten interessiert sind. Bleiben Sie gelassen, auch bei kritischen Fragen. Lächeln Sie freundlich, auch bei Telefoninterviews. Korrigieren Sie ihren Gesprächspartner, wenn seine Aussage falsch ist.

Haltung bewahren bis die Musik aus ist – Die Verabschiedung

Wer nicht regelmäßig Interviews gibt, verliert Konzentration und Anspannung, wenn der Journalist das Ende des Interviews signalisiert. Denken Sie daran, dass alles was Sie danach sagen ebenso im Beitrag erscheinen kann. Bleiben Sie beim Thema. Bieten Sie an, offen gebliebene Punkte oder weiteres Pressematerial nachzureichen. Journalisten haben keine Verpflichtung dazu, bieten im Print-Bereich aber häufig die Zitat-Freigabe an. Fragen Sie proaktiv danach. Notieren Sie sich außerdem den Erscheinungstermin des Beitrags. Printmedien schicken Ihnen auf Anfrage ein Belegexemplar.
Nehmen Sie sich die Zeit das Interview nachzuarbeiten. Welche Kernbotschaften hat der Journalist aufgegriffen? Aus welcher Aussage hat er die Headline abgeleitet? An welcher Stelle bin ich falsch verstanden worden? So lernen Sie aus Erfahrung und machen es beim nächsten Mal noch besser.

Wenn Sie diese Tipps beim nächsten Interview-Termin parat haben wollen, dann können Sie die PowerPoint-Präsentation dazu gerne hier herunterladen. Stöbern Sie noch im Bereich Downloads nach weiteren Empfehlungen.

Aus jahrelanger Erfahrung kann ich Ihnen sagen, dass die Theorie ein guter Anfang ist, besser wäre es allerdings, am konkreten Beispiel zu üben. Dazu können Sie gerne ein Medientraining buchen.